"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"

Klantverhaal Provincie Zeeland

   10 min.

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"

Op de binnenplaats van de Abdij van Middelburg lijkt de tijd stil te staan. Maar achter de eeuwenoude muren waarin tegenwoordig het provinciehuis is gevestigd, gaan de ontwikkelingen juist razendsnel. In juni 2019 besloot de provincie Zeeland om Pepperflow te gaan gebruiken voor hun P&C-cyclus. En halverwege september werd de begroting voor 2020 er al mee opgeleverd. Een snelle en rimpelloze implementatie maakte dat mogelijk. Hoe dat allemaal verliep, lichten financieel strateeg Julian Verhage en projectleider Ronald Mijnsbergen graag toe.

Hoe keken jullie van tevoren tegen de implementatie aan?
Julian: ‘Ik vond het best moeilijk om me daar een beeld van te vormen. We hadden referenties opgevraagd bij verschillende collega-overheden, en die vertelden ons uiteenlopende verhalen. Bovendien zaten we laat in het traject: half juni werd de opdracht aan Pepperflow gegund, en half september moest de begroting klaar zijn.’

Ronald vult aan: ‘Dat was ook de opdracht die we aan de mensen van Pepperflow hadden meegegeven. Ze wisten dat we effectief maar 6 weken de tijd hadden, want de zomervakantie viel ook in die periode. Het moest dus echt heel snel gaan.’ Julian: ‘Onze collega’s hielden hun hart vast: zij vonden het allemaal wel heel optimistisch ingeschat.’

Hoe hebben jullie de voorbereiding binnenshuis aangepakt? En wie hebben jullie daar allemaal bij betrokken?
Julian: ‘Pepperflow kwam met een implementatieplan dat rekening hield met de korte doorlooptijd. Dat was onder meer een scherpe planning, plus een lijstje van mensen die we daarvoor nodig hadden. Uiteindelijk bestond ons implementatieteam uit 8 mensen: een projectleider, een ICT’er, drie functioneel beheerders, iemand van financieel beleid, iemand met kennis van het financiële systeem en een communicatiemedewerker. De derde functioneel beheerder kwam iets later aan boord, net als de projectleider.’ 

Dus het implementatieteam werd gaandeweg uitgebreid?
Julian: ‘Ja, want het bleek handig om iemand erbij te hebben die verbindingen kon leggen in de organisatie en die ervoor zorgde dat de voortgang erin bleef. Die projectleider werd Ronald. Het was overigens handig geweest als iedereen er vanaf het begin, dus vanaf de aanbesteding, bij betrokken was geweest. De mensen die hadden meegedraaid met de aanbesteding, wisten wat ze konden verwachten. Collega’s die er later bij kwamen, hadden wat dat betreft een kleine achterstand. Zij zijn nu wel de grootste ambassadeurs van Pepperflow binnen onze organisatie!’

Hoe is de implementatie verlopen?
Julian: ‘We hebben ervoor gekozen om het systeem in stappen te implementeren. De koppeling met ons financiële systeem was de eerste stap. Daar verwachtte ik eerlijk gezegd wel wat problemen mee, maar tot mijn verbazing verliep dat vlekkeloos. Nadat de P&C-structuur door Pepperflow geïmplementeerd was, hebben we de teksten voor de begroting op de oude manier uitgevraagd: via e-mail en Word. En die stukjes informatie hebben we zelf in Pepperflow gezet. Knippen en plakken. Ja, dat moest even. Op die manier konden we de begroting namelijk op tijd klaar hebben voor Provinciale Staten.’

Ronald: ‘Pas daarna is het uitvraagsysteem en de workflow geïmplementeerd, en hebben we de gebruikers getraind hoe ze ermee moeten werken. Een soort verkorte route dus, die in de praktijk heel goed heeft uitgepakt. De begroting zoals die nu in Pepperflow staat, gebruiken we als basis voor het maken van de jaarrekening. Dat is heel eenvoudig, zeker met de workflow en het dashboard dat ons realtime inzicht geeft in de voortgang van de stukken.’

Zijn jullie tevreden over hoe het gegaan is?
Ronald: ‘Ja, we zijn heel tevreden. Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen. Het is allemaal vlotjes en zonder problemen verlopen.’ 

Wat vonden jullie van de begeleiding door Pepperflow?
Julian: ‘De begeleiding door Pepperflow was in één woord perfect. Het implementatieplan was helder en uitvoerbaar. De mensen van Pepperflow zijn hier een paar keer geweest voor overleg, en ook maakten ze gebruik van videocalls om ons nog wat extra dingen uit te leggen. Dat was heel effectief. Daarnaast is Willem Jan een goede en deskundige consultant. Hij luisterde goed naar ons en kon ons goed begeleiden bij het maken van keuzes.’

Hebben jullie tips voor andere organisaties die voor de implementatie staan?
Ronald: ‘Maak voldoende tijd vrij, maak voldoende mensen vrij, maak duidelijke afspraken met elkaar en hou je daaraan. En spreek elkaar er ook op aan als afspraken niet worden nagekomen. Aan onze kant moesten wij ook ons huiswerk doen, anders kon Pepperflow niet verder. Je moet elkaar dus scherp houden.’

‘En vergeet niet om draagvlak te creëren in je organisatie,’ gaat Julian verder. ‘Wij kozen ervoor om dat later in het traject te doen. Pas na de hele implementatie bij Financiën en de oplevering van de begroting hebben we bijeenkomsten georganiseerd om ook de organisatie hierin mee te nemen. Voor ons werkte dat prima. Het is belangrijk om dat te doen voordat medewerkers er inhoudelijk mee aan de slag gaan. Zodat ze weten wat ze moeten doen, en waarom. Alleen zo kan Pepperflow echt een succes worden.’   

Updates

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."
  Blogs 30 september 2022

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."

Een transparante overheid leidt tot meer vertrouwen van de burger

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"
  Klantverhalen 08 december 2021

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"

Klantverhaal gemeente Doesburg

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN
  Nieuws 01 oktober 2021

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN

Samen op voor een betere wereld, met oog voor ICT, educatie en innovatie

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"
  Klantverhalen 21 september 2021

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"

Klantverhaal Gemeente Drimmelen

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC
  Blogs 23 juli 2021

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC

De Nederlandse P&C-cyclus en de Vlaamse BBC. Wat zijn de verschillen? En wat kunnen we leren van elkaar?

Stoeien met de jaarrekening
  Blogs 13 juli 2021

Stoeien met de jaarrekening

Is bij uw organisatie de jaarrekening soepel tot stand gekomen?

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"
  Blogs 27 mei 2021

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"

Grip op informatie en data wordt alsmaar belangrijker in het licht van recente incidenten bij gemeenten

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"
  Klantverhalen 18 februari 2021

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"

Klantverhaal gemeente Waalwijk

Pepperflow en Finext gaan partnership aan
  Nieuws 04 februari 2021

Pepperflow en Finext gaan partnership aan

"Het productenportfolio van Pepperflow en de inhoudelijke kennis en expertise op het gebied van Performance Management van Finext vullen elkaar perfect aan"

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen
  Nieuws 18 december 2020

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen

Hans Vandeweyer en Maurice van Dillen aan het woord

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan
  Nieuws 26 november 2020

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan

Officieel bekendgemaakt tijdens de Pepperflow Klantendag

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"
  Klantverhalen 29 oktober 2020

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"

Klantverhaal Gemeente Overbetuwe

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat
  Klantverhalen 21 juli 2020

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat

‘Alle mogelijkheden van een bezuinigingsopgave helder in beeld brengen? Dat kan met Pepperflow!’

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over
  Nieuws 02 juli 2020

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over

Pepperflow Connector komt volledig in eigen beheer

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat
  Nieuws 15 mei 2020

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat

"Een bijzonder leerzaam traject met een mooi eindresultaat"

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"
  Klantverhalen 31 maart 2020

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"

Klantverhaal Provincie Zeeland

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie
  Nieuws 20 december 2019

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie

Bezoek onze BE website!

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019
  Nieuws 12 december 2019

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019

Geniet nog even na van de klantdagen!

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces
  Blogs 15 november 2019

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces

Uitdagingen in twee verschillende werelden die tegelijkertijd meer verbonden zijn dan ooit.

Op de hoogte blijven?


Abonneer op de nieuwsbrief

Volg ons op LinkedIn