Klantverhaal gemeente Oirschot

De gemeente Oirschot werkt sinds januari 2025 met Key2Financiën en de integratie met Pepperflow, voor het genereren en presenteren van financiële rapportages. Roel Baakman en Pascal Mulder vertellen waarom de gemeente deze overstap maakte en hoe het bevalt.

Baakman is financieel adviseur team Informatiemanagement & Financiën en technisch beheerder van Pepperflow. Pascal Mulder is kwartiermaker financieel management bij de gemeente. Ze schetsen de situatie voorafgaand aan het gebruik van beide applicaties. Het is een situatie die menig gemeente zal herkennen: met behulp van Word en Excel werden de benodigde gegevens in de organisatie verzameld en de rapporten opgesteld, wat een tijdrovende en foutgevoelige klus is. Mulder: “Het is voorgekomen dat zoveel mensen in een Worddocument werkten, dat de kleurtjes voor het bijhouden van de wijzigingen op waren. Versiebeheer was soms best een uitdaging.” Aan deze vrij chaotische situatie kwam een einde met de implementatie van Key2Financiën en Pepperflow. “Ons doel was en is tweeledig. We willen een efficiënter proces om te komen tot de planning & control-documenten. En we willen ons bestuur, management en gemeenteraad rapportages leveren waarmee zij daadwerkelijk kunnen sturen,” vertelt Mulder.

Twee nieuwe systemen

Zowel Key2Financiën als Pepperflow zijn nieuw voor de gemeente. Omdat het financiële pakket dat de gemeente gebruikte niet meer werd ondersteund, werd een aanbesteding voor een nieuw pakket uitgeschreven. Ook werd een oplossing gezocht voor het gestructureerd samenstellen van financiële rapportages. De gemeente kwam uit bij Key2Financiën en Pepperflow. Dankzij de integratie van Pepperflow met Key2Financiën wordt het opstellen van de planning & control-documenten optimaal ondersteund. De implementatie verliep soepel, vertellen ze. Ook het gebruik van beide systemen gaat goed. “Natuurlijk waren er in het begin klachten en gedoe, dat hoort bij de implementatie van een nieuw systeem. Mensen moeten eraan wennen. Maar als ik kijk waar we nu staan, dan loopt het hartstikke goed,” zegt Mulder. Baakman: “Pepperflow heeft veel mogelijkheden, je moet eerst leren hoe het werkt. We willen alles eruit halen wat erin zit, dus daar steken we veel tijd in.” Daarin worden ze goed begeleid door Pepperflow, vertellen ze, met onder meer trainingen op locatie en e-learnings.

Gestructureerd samenwerken

Tot nu toe gebruikte de gemeente Pepperflow voor het opstellen van twee bestuursrapportages, met cijfers uit Key2Financiën. “We vroegen management en budgetbeheerders om prognoses te maken. Ze moesten er wel aan wennen, want nu moesten ze zelf velden invullen en werd het proces door het systeem bewaakt,” vertelt Baakman. Mulder: “De samenwerkomgeving van Pepperflow werkt erg fijn. Het betekent onder meer dat we erop kunnen vertrouwen dat het versiebeheer goed is. Het dwingt af dat mensen informatie netjes aanleveren en in een bepaalde structuur werken. Het helpt ons om rapportages te leveren die tijdig, betrouwbaar en transparant zijn.” Een ander voordeel van de applicatie is dat de stukken na afronding direct online gepubliceerd kunnen worden. “We zijn kortom erg tevreden met hoe het werkt,” zegt Baakman. Een derde bestuursrapportage wordt later dit jaar gemaakt en de gemeente gebruikt Pepperflow nu voor het samenstellen van de begroting voor 2026 en de jaarrekening over 2025.

Ze noemen het een voordeel dat zowel Key2Financiën als Pepperflow een cloudoplossing zijn. “We hebben altijd de nieuwste versie, zonder dat de gemeente daar iets aan hoeft te doen, want updates gaan automatisch,” zegt Mulder. Het is bovendien makkelijker: ze kunnen vanaf elk apparaat en locatie inloggen, buiten de soms trage gemeentelijke Citrix-omgeving om.

Een kritische gemeenteraad

In het verleden waren de aan de gemeenteraad opgeleverde rapportages vaak niet actueel, vertellen ze. Mulder: “Dan bleek bijvoorbeeld pas aan het eind van het jaar dat er geld over was, terwijl de raad dat natuurlijk gedurende het jaar wil weten, want dan kun je nog bijsturen.” Het leidde ertoe dat de gemeenteraad van Oirschot weinig vertrouwen meer had in de opgeleverde cijfers. Het was dus best een beetje spannend om op de nieuwe manier te rapporteren, vertellen ze. De raad reageerde echter positief op de twee opgeleverde bestuursrapportages en het vertrouwen lijkt terug te komen. Mulder “De raad wil nu zelfs de raadsmodule in Pepperflow gaan gebruiken, waar ze de actuele cijfers digitaal kunnen inzien en direct vragen aan het ambtelijk apparaat kunnen stellen. Dat zegt wel iets over hoe de nieuwe rapportages zijn ontvangen.”

Kans om het beter te doen

Welke tips hebben ze voor gemeenten die aan de slag willen met Key2Financiën en Pepperflow? Zorg allereerst dat de basis op orde is, zegt Baakman: “Pepperflow haalt de gegevens uit Key2Financiën. Die moeten accuraat zijn. Je moet je applicatiebeheer dus goed op orde hebben, wil je optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden van Pepperflow.” Mulder raadt aan om de implementatie van Key2Financiën te gebruiken om een nieuw rekeningschema op te zetten: “Het is een kans om het helemaal opnieuw te doen. Benut die kans! Zo hebben wij nu een schema opgezet dat puur is geënt op de BBV, de wettelijke regels rondom begrotingen. Het schema is nu niet meer gebonden aan teams of afdelingen, zodat we het niet hoeven om te gooien bij een verandering in de organisatie.” Een andere tip: zorg ervoor dat je een tijdlang het oude systeem nog kunt raadplegen. “Accountants hebben vaak vragen over hoe iets bedoeld was, dat kun je dan nog vinden,” zegt Mulder.

Houd het luchtig

Bij een implementatie van een nieuw systeem is het belangrijk om je te realiseren dat niet alles meteen helemaal goed gaat, benadrukken ze. Mulder: “Het kost altijd meer tijd dan je denkt. Eigenlijk zitten we een jaar lang in een testfase met Pepperflow, want we moeten alle producten opnieuw opbouwen. Besef dat en vertel dat ook intern.” Bij het in gebruik nemen van een nieuw systeem zal er altijd weerstand zijn en je zult kinderziektes tegenkomen, zegt hij: “Zorg daarom voor draagvlak vanuit het management, je moet dit niet als afdeling alleen willen doen. Blijf de voordelen benoemen en sta er positief in.” Mulder besluit: “Houd het luchtig als dingen niet meteen helemaal goed lopen. Je hebt namelijk wel iets dat veel beter is dan je had.”