"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"

Klantverhaal gemeente Doesburg

   5 min.

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"

Sinds 2017 werken de ambtenaren in Doesburg met Pepperflow. En dat heeft de gemeente geen windeieren gelegd: hun ambities op het gebied van de digitalisering van de P&C-cyclus hebben ze zo’n beetje allemaal kunnen verwezenlijken. ‘Met onze integrale voortgangsrapportage kunnen we bijvoorbeeld iedereen realtime over de stand van zaken van onze doelstellingen en budgetten informeren,’ vertelt Hans Visser, controller en bedrijfskundig medewerker. ‘Mede dankzij Pepperflow gaan transparantie en efficiëntie bij ons hand in hand.’

Hoe maakten jullie de P&C-documenten voordat jullie met Pepperflow gingen werken?
'Er werden onder andere Word-documenten rondgestuurd, die medewerkers moesten invullen. Met het nodige knip- en plakwerk stelden we mede vanuit deze documenten uiteindelijk de P&C-documenten samen. Al met al een bewerkelijk en foutengevoelig proces. Dat moest beter kunnen, vonden we. Liefst digitaal.’ 

Hoe kregen jullie de raad warm voor digitalisering?
‘Doesburg is een kleine gemeente: we hebben zo’n 11.000 inwoners. Onze zelfstandigheid is een groot goed. Willen we ook in de toekomst zelfstandig kunnen blijven, dan moeten we onze ambtelijke organisatie en onze bedrijfsvoering goed en toekomstbestendig op orde hebben. Digitalisering is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Dat kwartje is op een gegeven moment wel gevallen bij de raad. Vervolgens werden ook de nodige financiële middelen beschikbaar gesteld om de verdere digitalisering vorm te geven.’

 Hoe ziet jullie visie op de digitalisering van de P&C cyclus er in een notendop uit?
‘Ik vergelijk het altijd met een bankrekening. Vroeger kreeg je daar één keer per maand een papieren afschrift van. Tegenwoordig heb je met een app altijd je actuele saldo bij de hand. Precies zo wilden we dat het in onze gemeente ook realiseren: dat we mensen realtime kunnen informeren over de stand van zaken in onze gemeente. Zowel op het gebied van doelen en maatregelen uit het collegeprogramma, als op het gebied van financiën en budgetten.’ 

En hoe werkt dat in de praktijk?
‘We werken met een integrale voortgangsrapportage (IVR), die op elk moment te bekijken is. Niet alleen voor ambtenaren en onze bestuurders, maar ook voor burgers. De gegevens worden elke week bijgewerkt. Financiële informatie haalt de IVR rechtstreeks uit ons financiële systeem. Voor doelen en maatregelen gebruiken we de stoplichtmethode: groen betekent ‘gaat volgens plan’, oranje betekent ‘loopt niet helemaal lekker’ en rood betekent ‘we moeten bijsturen’. Afspraak is dat een medewerker bij een oranje en rode melding een korte toelichting geeft, die ook voor burgers te lezen is. Pepperflow zorgt voor de digitale presentatie en voor het beheer van de workflow.’

‘Het is prettig om met Pepperflow te werken. Het is een gebruiksvriendelijk programma. Ons financiële systeem is meer iets voor specialisten, maar met Pepperflow kan iedereen wel overweg.’ 
- Hans Visser, controller en bedrijfskundig medewerker bij de gemeente Doesburg

Voor jullie organisatie was dit ongetwijfeld een grote omslag. Hoe is dat verlopen?
‘Binnen de ambtelijke organisatie was er veel draagvlak om digitaal te gaan werken. Bij de keuze voor Pepperflow hebben we meteen al veel collega’s betrokken. En de implementatie hebben we projectmatig aangepakt, met een team waarin alle domeinen van onze organisatie vertegenwoordigd waren. De raad en het college hadden wat meer tijd nodig om het digitale werken te omarmen. Zij waren ook minder betrokken in het voortraject. Het is een kwestie van blijven ondersteunen. Zo maken we als tegemoetkoming een PDF van alle P&C-documenten. Maar printen doen we écht niet meer.’

 Hoe ervaar je het werken met de mensen van Pepperflow?
‘Dat gaat prima! Ik heb regelmatig contact met Maarten Bikker, die ons vanaf het begin heeft begeleid. De implementatie is vlot verlopen: binnen 3 maanden was het systeem in de lucht. Ook onze ervaringen met de helpdesk zijn positief. Ze reageren altijd snel en vakkundig op onze vragen.’

 Wat zou je willen zeggen tegen andere gemeenten die Pepperflow overwegen? 
‘Tja, dat zijn eigenlijk allemaal open deuren. Maar ze zijn gewoon echt waar: kies voor een projectmatige aanpak om Pepperflow te implementeren. Zorg voor draagvlak in je organisatie. En realiseer je dat het aan de voorkant een behoorlijke investering vereist. Maar dat verdien je aan de achterkant snel weer terug.’

 Wat heeft het werken met Pepperflow jullie concreet opgeleverd?
‘Ons werkproces is een stuk efficiënter geworden. Dat betekent dus pure tijdwinst, voor iedereen. Daarnaast vinden mijn collega’s het prettig om met Pepperflow te werken. Het is een gebruiksvriendelijk programma. Ze gebruiken Pepperflow zelfs liever dan ons financiële systeem om de stand van zaken van onze budgetten te bekijken. Dat financiële programma is meer iets voor specialisten, en met Pepperflow kan iedereen overweg. Als laatste draagt Pepperflow heel duidelijk bij aan de transparantie van onze organisatie. Als organisatiedoelstelling lijkt dat soms een loze kreet, maar wij brengen het elke dag in de praktijk.’

Updates

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."
  Blogs 30 september 2022

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."

Een transparante overheid leidt tot meer vertrouwen van de burger

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"
  Klantverhalen 08 december 2021

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"

Klantverhaal gemeente Doesburg

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN
  Nieuws 01 oktober 2021

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN

Samen op voor een betere wereld, met oog voor ICT, educatie en innovatie

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"
  Klantverhalen 21 september 2021

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"

Klantverhaal Gemeente Drimmelen

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC
  Blogs 23 juli 2021

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC

De Nederlandse P&C-cyclus en de Vlaamse BBC. Wat zijn de verschillen? En wat kunnen we leren van elkaar?

Stoeien met de jaarrekening
  Blogs 13 juli 2021

Stoeien met de jaarrekening

Is bij uw organisatie de jaarrekening soepel tot stand gekomen?

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"
  Blogs 27 mei 2021

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"

Grip op informatie en data wordt alsmaar belangrijker in het licht van recente incidenten bij gemeenten

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"
  Klantverhalen 18 februari 2021

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"

Klantverhaal gemeente Waalwijk

Pepperflow en Finext gaan partnership aan
  Nieuws 04 februari 2021

Pepperflow en Finext gaan partnership aan

"Het productenportfolio van Pepperflow en de inhoudelijke kennis en expertise op het gebied van Performance Management van Finext vullen elkaar perfect aan"

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen
  Nieuws 18 december 2020

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen

Hans Vandeweyer en Maurice van Dillen aan het woord

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan
  Nieuws 26 november 2020

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan

Officieel bekendgemaakt tijdens de Pepperflow Klantendag

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"
  Klantverhalen 29 oktober 2020

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"

Klantverhaal Gemeente Overbetuwe

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat
  Klantverhalen 21 juli 2020

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat

‘Alle mogelijkheden van een bezuinigingsopgave helder in beeld brengen? Dat kan met Pepperflow!’

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over
  Nieuws 02 juli 2020

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over

Pepperflow Connector komt volledig in eigen beheer

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat
  Nieuws 15 mei 2020

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat

"Een bijzonder leerzaam traject met een mooi eindresultaat"

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"
  Klantverhalen 31 maart 2020

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"

Klantverhaal Provincie Zeeland

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie
  Nieuws 20 december 2019

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie

Bezoek onze BE website!

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019
  Nieuws 12 december 2019

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019

Geniet nog even na van de klantdagen!

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces
  Blogs 15 november 2019

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces

Uitdagingen in twee verschillende werelden die tegelijkertijd meer verbonden zijn dan ooit.

Op de hoogte blijven?


Abonneer op de nieuwsbrief

Volg ons op LinkedIn