Klantverhaal gemeente Tholen

De gemeente Tholen heeft de afgelopen jaren gericht gewerkt aan meer grip op haar begrotingsproces en de Planning & Control-cyclus. Door afscheid te nemen van versnipperde werkwijzen en te kiezen voor één centrale oplossing, is het proces overzichtelijker en minder foutgevoelig geworden. Waar de begroting en begrotingswijzigingen voorheen sterk leunden op Excel, Word en losse afstemming, werkt de gemeente sinds 2011 met de applicatie Begroten & Verantwoorden (B&V). Sinds vorig jaar is de gemeente overgestapt naar vernieuwde Saas-variant hiervan, Begrotingsmanagement, in combinatie met de module Planning & Control van Pepperflow. Laurien van de Wouw, medewerker Planning & Control, en Hanneke Geluk, teamleider Middelen, waren nauw betrokken bij deze ontwikkeling. Zij zien hoe Begrotingsmanagement rust brengt in het proces en ruimte creëert voor samenwerking.

Een kwetsbaar begrotingsproces als vertrekpunt

Hanneke Geluk werkt sinds 2011 bij de gemeente Tholen en kent het begrotingsproces door en door. Destijds werd de programmabegroting opgesteld met Excel en Word. “Het werken met Excel-bestanden maakte het proces heel kwetsbaar. Als je dan een economische categorie op een verkeerde regel zette of je haalde er een tussenregel uit, dan leidde dat tot fouten. Je moest toch altijd hopen dat je niets vergeten was.”

Daarnaast was samenwerken lastig. “Je kon er niet tegelijkertijd aan samenwerken, dus moest je steeds op iedereen wachten en navragen hoe ver ze waren. Als je met elkaar op een kamer zit gaat dat wel, maar als je met meerdere afdelingen samenwerkt valt dat niet altijd mee.”

Begrotingsmanagement als stabiele basis

Met de introductie van Begrotingsmanagement veranderde dit fundamenteel. Alle informatie rondom de begroting en begrotingswijzigingen worden nu op een centrale plek bijgehouden, waarbij alle structuren en begrotingsregels logisch zijn ondergebracht en waarbij het versiebeheer volledig is geborgd.

Wat volgens Laurien ook sterk bijdraagt, is de flexibiliteit en het inzicht. “Je kunt er tegelijkertijd in werken en zelf bepalen wat je wil zien: welke informatie wil je met elkaar vergelijken? Van welke jaarschijven en programma’s? Of wil je alleen een bepaalde kostensoort of portefeuillehouder zien? Je kunt het zo gek niet bedenken, je kunt het zelf bouwen. En als je er dan tevreden mee bent, kun je het opslaan en delen met je collega’s. Dat vind ik heel fijn.”

Eén centraal kanaal voor begrotingswijzigingen

Een belangrijk onderdeel van Begrotingsmanagement is het verwerken van tussentijdse begrotingswijzigingen. Ook daar ziet Tholen duidelijke winst. Hanneke: “Er is één kanaal waarop alle wijzigingen binnenkomen, waardoor je geen mismatch meer kunt hebben met het financieel systeem. Je hebt overzicht, je weet precies waar je staat en het proces is veel minder foutgevoelig.”

Ook de ingebouwde controles vanuit de BBV dragen daaraan bij. Laurien: “Op het moment dat jij bijvoorbeeld een begrotingswijziging hebt ingevoerd, geeft de applicatie automatisch aan in hoeverre het sluitend en in evenwicht is.” Hanneke vult aan: “Je krijgt dan een mooi overzicht van alle fouten en waar ze zich bevinden. Dus als je duizend regels invoert, hoef je zelf niet meer naar de fouten te zoeken. Dat zie je direct.”

Automatisch voldoen aan wet- en regelgeving

Begrotingsmanagement zorgt ervoor dat de gemeente automatisch blijft voldoen aan landelijke regelgeving. “Het is fijn dat de applicatie aansluit bij IV3 en bij de landelijke BBV-regels,” vertelt Hanneke. “Er zijn bijvoorbeeld wijzigingen geweest in de taakvelden van Jeugd en WMO, dan houdt Pepperflow dat op de achtergrond actueel. Voorheen moesten we dat allemaal uitzoeken, maar daar hoeven wij niet meer naar om te kijken. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.”

Van afhankelijkheid naar gedeelde verantwoordelijkheid

De overstap naar Begrotingsmanagement heeft ook organisatorisch veel veranderd. “Er was maar één persoon die verantwoordelijk was voor begrotingswijzigingen en alles wist,” zegt Hanneke. “Dat was natuurlijk een risico.” Met Begrotingsmanagement is die afhankelijkheid verdwenen. Laurien: “Je kunt het verantwoordelijkheidsgevoel ermee verdelen. Dat niet maar één persoon zich verantwoordelijk voelt voor de begrotingswijzigingen. De kennis van alle collega’s is nu groter omdat iedereen erin samenwerkt. Het is nu een stuk van ons allemaal.”

Planning & Control als logische vervolgstap

Naast Begrotingsmanagement is gemeente Tholen gaan werken met de Planning & Control-module, te beginnen met de totstandkoming van de Programmabegroting 2026. Volgens Laurien is daardoor de kwaliteit van de inhoudelijke input verbeterd. “De kwaliteit van de input is verbeterd doordat de inhoudelijke afstemming tussen de beleidsmedewerkers, teamleiders en portefeuillehouders in de workflow zichtbaar is.”

Hanneke ziet daarnaast een verandering in houding. “Je ziet in Pepperflow voor wie je het eigenlijk doet. Je vult het niet voor je teamleider in, maar je ziet dat jouw input uiteindelijk bij de raad terechtkomt. Hierdoor is de input inhoudelijk kwalitatiever geworden en hoeven wij minder taalfouten te corrigeren.”

Naast verhoogd eigenaarschap heeft de gemeente Tholen ook ervaren dat het werken met Pepperflow zorgt voor meer verbinding tussen beleid en financiën. Hanneke: “Planning & Control is niet een feestje van alleen financiën, het gaat om de doelstelling die je wilt bereiken. Die laatste W-vraag is uiteindelijk pas financieel. Door samen te werken in Pepperflow krijg je de verbinding tussen beleid en financiën veel meer tussen de oren, maar ook tussen beleid onderling. Je moet elkaar als afdelingen onderling versterken.”

Digitale ambities van de raad

De stap naar Pepperflow sloot naadloos aan bij een bredere ambitie binnen de gemeente. Hanneke: “De raad wilde een kwaliteitsslag in de Planning & Control-documenten. Ze moesten digitaal toegankelijk zijn en de doelstellingen moesten SMART worden geformuleerd.” De informatievoorziening richting de raad is daarmee sterk verbeterd. “Onze programmabegroting staat nu op een publicatieplatform. Dat hadden we niet, we hadden alleen PDF’jes. De raad vindt het toegankelijk, goed leesbaar en het is fijn dat je gewoon direct naar de plek toe kan gaan waar je wilt.”

Ook de vragenronde van de gemeenteraad voor de Programmabegroting 2026 verliep volledig via Pepperflow. Raadsleden konden hun vragen stellen via de raadsomgeving op het publicatieplatform, waarna deze automatisch in Pepperflow terechtkwamen. Normaal gesproken werden de vragen ook nog geagendeerd voor een commissievergadering. “Dat hebben we dit keer niet gedaan. Ze hadden alle antwoorden al gezien. We draaien nog één overzicht uit met de printknop.”

Implementatie en samenwerking met Pepperflow

Over de samenwerking met Pepperflow is Hanneke uitgesproken positief. “We zijn volledig ontzorgd in de implementatie. Marianne heeft dat super gedaan. Het was informeel, we hadden direct contact en afspraak was afspraak. Je kunt altijd even bellen en je weet ook dat de mensen die je spreekt weten waar je het over hebt. Het is fijn dat je met mensen aan tafel zit die dezelfde taal spreken.”

Ambities voor de toekomst

Hoewel Pepperflow inmiddels stevig is ingebed, kijkt gemeente Tholen vooruit. Laurien: “De ambitie is om naast de jaarrekening ook tussentijds de inhoudelijke rapportage van 2026 in Pepperflow te doen, een combinatie van beleid en financiën.”

Hanneke sluit af: “Het zou natuurlijk mooi zijn als het nog meer ingebed wordt. Als elke beleidsmedewerker maandelijks even de status invult zonder dat we daarom hoeven te vragen. Dat zijn de langetermijndoelen. Maar voor nu zijn we al heel blij met wat we het afgelopen jaar met Pepperflow hebben weggezet.”