Klantverhaal gemeente Nunspeet

Aan de noordkant van de Veluwe, in het midden op de lijn tussen Amersfoort en Zwolle, ligt gemeente Nunspeet. Nunspeet gebruikt Pepperflow niet alleen voor het opstellen van begroting en jaarrekening, maar ook bij het publiceren van het collegeprogramma en de kwartaalrapportages. Senior beleidsadviseur Ferdinand ten Cate en financieel beleidsadviseur Jan Veldkamp, beide van team Financiën, lichten graag toe hoe dat in zijn werk gaat. Sinds de start in 2017 zijn zij nauw betrokken bij Pepperflow. 

Waarom hebben jullie indertijd voor Pepperflow gekozen?
Ferdinand: ‘In 2016 kwamen er voor ons een aantal dingen samen. Ons college en onze gemeenteraad hadden een sterke ambitie om van het papier af te stappen en digitaal te gaan werken. Een aantal gemeenteraadsleden hadden op een VNG-congres een demo gezien van Pepperflow. Ten slotte werkten we intern nog met een verouderd managementrapportagesysteem, dat we graag wilden moderniseren. Iedereen wilde dus dezelfde kant op bewegen, zou je kunnen zeggen. Dat maakte het vrij eenvoudig om de stap te zetten naar Pepperflow.’

Hoe hebben jullie Pepperflow binnen jullie organisatie geïntroduceerd?
Jan: ‘We zijn begonnen met het opbouwen van de begroting en de jaarrekening in Pepperflow. Ook het raadsprogramma hebben we in het begin al meegenomen. Dat gaf ons meteen een sterke basis. Het grootste deel van onze medewerkers heeft zich de nieuwe, digitale werkwijze snel eigen gemaakt. Maar voor een deel van onze medewerkers was het best lastig om het papieren boekwerk los te laten. Die hebben we soms aan de hand moeten meenemen, door letterlijk naast ze te gaan zitten en te laten zien hoe Pepperflow werkt. Het kostte echt wel even wat tijd om de hele organisatie mee te krijgen. Nu, in 2022, zien we dat een nieuw college ook wat dat betreft echt een frisse start betekent. Digitaal werken wordt als vanzelfsprekend ervaren. Ook de raad is helemaal om.’

"Ik vind de inzichtelijkheid van onze documenten de grootste winst. Met Pepperflow kun je eenvoudig een selectie maken van onderdelen die voor jou relevant zijn. Dat levert enorm veel tijdwinst op voor college en raadsleden."

– Jan Veldkamp, beleidsadviseur team Financiën gemeente Nunspeet

Wat is de belangrijkste verandering dankzij het werken met Pepperflow?
Jan: ‘Wat ons betreft is dat het bewustzijn dat de verantwoordelijkheid voor het maken van de financiële rapportages in de hele organisatie ligt, en niet alleen bij Financiën. Vroeger moesten wij er enorm hard aan trekken om onze rapportages rond te krijgen. Steeds maar mailen en bellen met budgetbeheerders en teammanagers. En als er cijfers ontbraken, dan werden wij daarop aangekeken. Dankzij Pepperflow voelen onze collega’s op de afdelingen zich veel meer betrokken bij de totstandkoming van de kwartaalrapportages en jaarrekening. Op gezette tijden krijgen ze een updateverzoek in hun mailbox, waarmee ze eenvoudig de informatie over de stand van zaken van hun werk in Pepperflow kunnen zetten.’

Ferdinand vult aan: ‘De rapportage is ook veel meer een integraal stuk geworden, in plaats van een Excelsheet met alleen maar cijfers. De input wordt geleverd door de afdelingen zelf. Als team Financiën faciliteren wij alleen nog maar. Zo moet het ook zijn.’ 

Jullie werken met specifieke gemeentelijke indicatoren. Hoe zit dat?
Ferdinand: ‘Onze gemeenteraad heeft een stuk of veertig indicatoren gedefinieerd waarmee ze in één oogopslag kunnen zien hoe het met onze gemeente gaat. Dat zijn kengetallen die gaan over veiligheid, sociale voorzieningen, volksgezondheid, cultuur, sport en dergelijke. Die informatie gebruiken we ook bij het toekennen van subsidies. Dankzij deze cijfers kunnen we bijvoorbeeld zien hoeveel uitleningen er zijn geweest bij de bibliotheek, of hoeveel mensen er van een sporthal gebruik hebben gemaakt.’

Jan: ‘Ook die informatie wordt in Pepperflow altijd keurig bijgewerkt door de afdelingen, en die komt terug in onze kwartaalrapportages. Dat zat niet standaard in het pakket waar we mee begonnen, dus daarvoor hebben we met Pepperflow gepraat. Zij hebben toen die extra functionaliteit voor ons toegevoegd. Nu kunnen we zowel onze eigen gemeentelijke indicatoren als de landelijk verplichte indicatoren eenvoudig in Pepperflow bijhouden.’

Hoe bevalt de samenwerking met de mensen van Pepperflow?
Ferdinand: ‘Die bevalt goed. We communiceren heel open naar elkaar. Als er iets niet goed gaat, dan voelen wij de ruimte om dat eerlijk te benoemen. Zij pakken dat dan op en gaan ermee aan de slag. En als we heel tevreden zijn, dan laten we dat ook weten. Het hebben van een vaste contactpersoon is daarbij wel heel prettig. Je wilt niet altijd met een specifiek technisch probleem de helpdesk moeten bellen en alles tot in detail uitleggen. Het is fijn dat onze accountmanager Nico ons goed kent. Dat werkt wel zo soepel.’ 

Wat levert het werken met Pepperflow jullie gemeente concreet op?
Jan: ‘Ik vind de inzichtelijkheid van onze documenten de grootste winst. Vroeger zat je met platte documenten van vaak meer dan honderd pagina’s. Lees dat maar eens van kaft tot kaft. Met Pepperflow kun je eenvoudig een selectie maken van onderdelen die voor jou relevant zijn. Bijvoorbeeld op onderwerp, afdeling of programma. Je kunt ook selecteren op kleurcode: wil je alleen de dingen zien die acuut aandacht nodig hebben, dan kies je alle rood gemarkeerde onderdelen. Dat levert enorm veel tijdwinst op voor college en raadsleden. En daar doen we het natuurlijk allemaal voor.’