De jaarrekening met Pepperflow

De jaarrekening is een onmisbaar onderdeel van de Planning & Controlcyclus. Het vormt de financiële afsluiting van het jaar en biedt inzicht in de realisatie van beleidsdoelen en de besteding van middelen. Hoe zetten organisaties Pepperflow in om van de jaarrekening een waardevol verantwoordings- en sturingsinstrument te maken? In dit artikel bespreken we drie essentiële factoren: een efficiënt werkproces, continue beleidsopvolging en toegankelijke presentatie.

Waar de begroting als planningsinstrument dient voor de doelen, activiteiten en bijbehorende  uitgaven en inkomsten, heeft de jaarrekening binnen de P&C-cyclus een meer controlerende functie. De gepresenteerde informatie moet een volledig beeld geven van zowel de beleidsinhoudelijke als de financiële realisatie, zodat er sturingskeuzes kunnen worden gemaakt voor het komende jaar. Is het geld uit de begroting uitgegeven zoals gepland? Zijn de activiteiten succesvol afgerond? en is daarmee bereikt wat de organisatie voor ogen had? Om kwalitatieve en inzichtrijke verantwoording te waarborgen, vergt de totstandkoming van het rapport een efficiënte werkwijze. En om daarbij optimale resultaten te kunnen presenteren, dient er gedurende het jaar monitoring en sturing plaats te vinden. Organisaties zetten Pepperflow in om dit te verwezenlijken.

Efficiënt werkproces
Doordat de informatie voor de jaarrekening wordt aangeleverd via een workflow die specifiek daarvoor is ingericht, is de voortgang en status van het aanleverproces altijd en voor iedereen inzichtelijk. Voor de medewerkers is duidelijk welke bijdragen zij hebben geleverd of nog moeten leveren en voor de medewerkers van bijvoorbeeld een directie- of managementteam is inzichtelijk hoe het algehele proces ervoor staat en of deze nog op koers ligt. Daarnaast werkt iedereen in één online omgeving. Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd met dezelfde versie van het document werkt, dat door de koppeling met het financieel systeem continu wordt voorzien van actuele financiële data.

Op het moment dat het rapport ter goedkeuring aan de gemeenteraad of gedeputeerde staten wordt aangeboden, is het voor hen in Pepperflow mogelijk om daarover (technische) vragen te stellen. Deze vragen komen óf direct bij de verantwoordelijk medewerker terecht, óf bij de Griffie, die de vragen kan controleren en uitzetten binnen de organisatie. Wanneer de vraag is beantwoord, komt deze weer terug bij het raads- of statenlid, inclusief automatische notificatie.

Bovengenoemde functionaliteiten maken het mogelijk om niet alleen de afdeling Financiën, maar de gehele organisatie te betrekken bij de totstandkoming van de jaarrekening. Dit wordt bevestigd in het klantverhaal van de gemeente Nunspeet:

“Dankzij Pepperflow voelen onze collega’s op de afdelingen zich veel meer betrokken bij de totstandkoming van de kwartaalrapportages en jaarrekening. Op gezette tijden krijgen ze een updateverzoek in hun mailbox, waarmee ze eenvoudig de informatie over de stand van zaken van hun werk in Pepperflow kunnen zetten.” – Jan Veltkamp, beleidsadviseur team Financiën gemeente Nunspeet

Continue beleidsopvolging
Zoals in de introductie is beschreven, is de jaarrekening een rapport dat sturing op het uitgevoerde beleid moet ondersteunen. U kunt zich daarbij afvragen: stelt een jaarlijks rapportagemoment de organisatie in staat om écht bij te sturen op de uitvoering of vergt dit een aanpak met hogere rapportagefrequentie? De doelen en activiteiten die in Pepperflow worden ondergebracht kennen een integraal karakter. Dit houdt in dat het mogelijk is om bijvoorbeeld in de begroting een maatregel te formuleren, die maatregel vervolgens terug te laten komen in een voortgangsrapportage en daarna in de jaarrekening diezelfde maatregel op te nemen. Zo is het dus mogelijk om de voortgangsinformatie op een hogere frequentie uit te vragen of zelfs op eigen initatief van een update te voorzien. Wanneer de jaarrekening aan bod komt, hoeft de voortgangsinformatie dus niet meer opgehaald te worden, maar is deze reeds aanwezig in Pepperflow én heeft er mogelijk al sturing op plaatsgevonden.

De gemeente Doesburg maakt gebruik van deze integrale werkwijze: “Ik vergelijk het altijd met een bankrekening. Vroeger kreeg je daar één keer per maand een papieren afschrift van. Tegenwoordig heb je met een app altijd je actuele saldo bij de hand. Precies zo wilden we dat het in onze gemeente ook realiseren: dat we mensen realtime kunnen informeren over de stand van zaken in onze gemeente. Zowel op het gebied van doelen en maatregelen uit het collegeprogramma, als op het gebied van financiën en budgetten.” - Hans Visser, controller en bedrijfskundig medewerker

Toegankelijke en aantrekkelijke presentatie
Wanneer de jaarrekening is afgerond, is het wenselijk dat deze voor iedereen toegankelijk en begrijpelijk wordt gepresenteerd. Al veel organisaties doen dit met een digitaal rapport in pdf-vorm, maar een grotere digitaliseringsslag kan worden gemaakt met de BegrotingsApp. Op dit online portaal kunnen alle beleidsrapportages worden gepubliceerd voor de inwoners van de gemeente of provincie, maar ook voor de eigen organisatie (in dat geval mogelijk voorzien van een wachtwoord). De interactieve structuur zorgt ervoor dat gebruikers van het platform informatie op een intuïtieve manier kunnen raadplegen. Klik simpelweg op het programma naar keuze of kies voor de activiteitenpagina voor een overzicht van alle uit te voeren activiteiten en bijbehorende toelichting over de voortgang.

Daarnaast zorgen aantrekkelijke presentatiemogelijkheden ervoor dat de informatie beter te interpreteren is. Daarbij kunt u denken aan een doorklikbare doelenboom of financiële cirkeldiagrammen. Zo worden alle belanghebbenden van de jaarrekening meegenomen in de realisatie van beleid en financiën.

Ook voor mensen met een (visuele) beperking moeten voortgangsrapportages zoals de jaarrekening toegankelijk zijn. Daarom is de BegrotingsApp als plaform ontwikkeld volgens de WCAG 2.2 AA richtlijnen. Daarmee voldoen alle gepubliceerde documenten aan digitale toegankelijkheidseisen zoals de toepasbaarheid van voorleessoftware of de mogelijkheid om met het toetsenbord door de website te navigeren.

Een goed opgestelde jaarrekening is veel meer dan een jaarlijkse verplichting: het is een krachtig instrument voor transparantie en strategische sturing. Door een efficiënte workflow, continue beleidsopvolging en een toegankelijke presentatie wordt de jaarrekening een waardevolle bron van informatie voor zowel interne als externe belanghebbenden. Door deze aanpak wordt niet alleen voldaan aan de wettelijke verantwoordingseisen, maar wordt tevens een solide basis gelegd voor effectief en toekomstgericht beleid.