‘Alle mogelijkheden van een bezuinigingsopgave helder in beeld brengen? Dat kan met Pepperflow!’

De Ronde Venen, een gemeente met zo’n 44.000 inwoners tussen Amsterdam en Utrecht, werkt sinds 2016 met Pepperflow. Ze gebruiken Pepperflow met name om grip te krijgen op hun Planning- en Controlcyclus. Toen controller Rick Buijsingh bij De Ronde Venen met een bezuinigingsopgave te maken kreeg, leek het hem zinvol om ook die opgave in Pepperflow te zetten. Daarvoor riep hij de hulp in van technisch consultant Sebastiaan van der Voort van Pepperflow. Samen ontwikkelden ze een bezuinigingsformat waar ook andere gemeenten hun voordeel mee kunnen doen.

Wat was de aanleiding voor jouw vraag aan Pepperflow, Rick?
‘Ik werk nog niet zo lang bij De Ronde Venen. Als controller had ik nooit eerder met Pepperflow gewerkt, maar ik was meteen erg enthousiast over de manier waarop dit in De Ronde Venen wordt gebruikt. En we vonden het logisch om de bezuinigingsopgave óók in Pepperflow te zetten. Je gaat tenslotte uit van de programmabegroting die al in Pepperflow staat, en daar wil je verschillende bezuinigingsscenario’s op kunnen loslaten.’ 

Hoe reageerde Pepperflow op jouw vraag?
‘Ik heb contact gezocht met Sebastiaan en uitgelegd wat ik voor ogen had. Sebastiaan pakte mijn gedachtegang snel op en sloeg meteen aan het bouwen. Binnen een paar dagen stond het eerste concept er. We hebben nog even geschaafd aan de details van de precieze uitwerking. Al met al stond het bezuinigingsformat waar we nu mee werken er binnen een week.’ 

Wat kun je met dit bezuinigingsformat?
‘Het is een werkdocument voor financieel adviseurs en management. Uitgaande van de programmabegroting kun je verschillende scenario’s laten zien. In ons format zitten bijvoorbeeld 3 scenario’s op taakveld. De bezuinigingen worden ingevoerd op boekingsniveau. Zo bouw je de verschillende bezuinigingsmogelijkheden vanaf de basis op. Daarnaast geef je ook een toelichting op elke bezuiniging.’

En die verschillende scenario’s leggen jullie voor aan het college?
‘We gingen nog iets verder: binnen het format maakten we een overzicht van de top-10 bezuinigingen per taakveld en per scenario op grootte van de bezuiniging. Dat maakte de verschillende keuzes duidelijk voor de collegeleden. Zij vonden het overzichtelijk hoe de mogelijkheden waren uitgewerkt, en konden zo hun verdiepingsvragen stellen voor de tweede ronde.’

Wat zijn volgens jou de grootste voordelen van dit bezuinigingsformat?
‘Je werkt met z’n allen tegelijk aan één document. Geen Excelsheets meer die over en weer worden gestuurd en waarvan niemand meer weet wat nou de juiste versie is. Dat stroomlijnt het bezuinigingsproces enorm. En je kunt er zo veel mensen bij betrekken als je wilt: iemand uit een ander domein of uit een andere werkgroep kan er makkelijk een bijdrage aan leveren. Daarnaast kun je gereguleerd met je scenario’s spelen. Het is in feite een soort cafetariamodel: je biedt het college een reeks aan mogelijkheden, waaruit ze kunnen kiezen.’ 

Sebastiaan, hoe was het voor jou om dit samen met De Ronde Venen te ontwikkelen?
‘Ik vond het heel leuk om hier samen met Rick aan te werken. We hebben iets compleet nieuws gemaakt – op basis van bestaande functionaliteit. Daardoor kostte het niet veel tijd en was het relatief eenvoudig te realiseren. Het gaf mij veel energie om zo snel met Rick te kunnen schakelen en iets neer te zetten waar zij op dat moment behoefte aan hadden. Binnen een week was het helemaal klaar! Ook voor andere gemeenten die al met Pepperflow werken, kunnen we dit vrij snel opzetten.’

Rick, denk je dat andere gemeenten hier ook iets aan kunnen hebben?
‘Ik weet het wel zeker! Dit format helpt je om het bezuinigingsproces te stroomlijnen. Alle mogelijkheden verken je op een overzichtelijke en schematische manier. Dat geeft helderheid en houvast. En je baseert je altijd op de actuele cijfers uit je financiële systeem. Overigens is dit format ook heel bruikbaar voor als er niet bezuinigd hoeft te worden. Bijvoorbeeld als je verschillende groeiscenario’s wilt uitproberen: wat zijn de consequenties als we als gemeente inzetten op een groen scenario? Of op economische ontwikkeling? Je ziet meteen wat dat voor effecten heeft op je meerjarenbegroting. Ik kan het al mijn collega-gemeenten aanraden!’