Projectmanagement bij gemeente Midden-Drenthe

Sinds begin 2023 maakt gemeente Midden-Drenthe gebruik van Pepperflow voor het projectmanagement van het Team Ruimtelijk Beleid en Projecten. Onder leiding van teamleider Ellen Huisman wordt Pepperflow ingezet voor het professioneel beheren, monitoren en rapporteren van projecten. In dit artikel vertelt Ellen wat ze voor ogen hadden toen Midden-Drenthe koos voor Pepperflow.

Waarom waren jullie op zoek naar een tool als Pepperflow?
‘Het idee was dat een tool ons op drie manieren zou kunnen helpen bij ons projectmanagement: als portfolio, op het gebied van monitoring en sturing en bij het rapporteren. Een portfolio geeft overzicht over wat we als afdeling allemaal doen. Alle lopende projecten, van klein tot groot en van oud tot nieuw, staan erin. Als Team Ruimtelijk Beleid en Projecten hebben we zo’n 120 projecten onder onze hoede die allemaal te maken hebben met de fysieke leefomgeving in de breedste zin van het woord. Daaronder vallen ook een aantal grote opgaven als woningbouw en duurzaamheid. Daar is veel geld mee gemoeid. De raadsleden willen, vanwege hun controlerende en toezichthoudende rol, graag geïnformeerd worden. Dus een tool waarmee we makkelijk projecten kunnen updaten en rapporteren is voor ons van onschatbare waarde. Daarnaast geeft zo’n tool ons veel inzicht, waardoor we beter op projecten kunnen sturen.’

Waar ligt jullie focus op dit moment?
‘We zijn nu bezig om die 120 projecten in Pepperflow te zetten. Voor nieuwe projecten is dat makkelijk, die hebben nog geen historie. Voor projecten die al langer lopen is dat wat lastiger. Voor dat soort projecten kiezen we ervoor om met name de planning en de kostenplaatsen erin te zetten. Een ander belangrijk punt waar we nu op focussen is het meekrijgen van onze collega’s. We merken dat mensen die al langer aan een project werken, er soms moeite mee hebben om hun project in Pepperflow te zetten. Want dat betekent dat ze ineens op een hele nieuwe manier moeten gaan werken. Ook die – juist die – collega’s willen we meenemen. Dat doen we niet alleen met groepsgewijze cursussen, maar ook met een persoonlijke benadering. Onze nieuwe projectondersteuner verricht daar belangrijk werk voor. Zij gaat samen met een collega achter het beeldscherm zitten. Zo laat ze zien hoe Pepperflow werkt en hoe het ons werk makkelijker maakt.’

Wat kun je collega-gemeenten aanraden die een tool als Pepperflow overwegen?
‘Voor zover ik weet, werkt het gros van de gemeenten nog steeds met Excel-sheets. Er is dus nog een wereld te winnen. Als je zo’n tool aanschaft: zorg ervoor dat je een functioneel beheerder hebt die zich volledig kan bezighouden met de implementatie. Neem daar de tijd voor. Daarna is een projectondersteuner die de uitrol van Pepperflow doet, ook heel zinvol. Je moet iemand hebben die daar continu mee bezig is. Die de medewerkers op praktisch vlak én op het gebied van houding en gedrag kan meenemen. Want daar staat of valt het succes van zo’n instrument mee.’

‘Pepperflow geeft ons een hoop inzicht in wat we doen, hoe we dat doen en waarom. Het maakt ook duidelijk dat als er een project bij komt, er ergens ook iets af moet. Zonder dat soort inzichten blijft het toch allemaal nattevingerwerk.’ 

- Ellen Huisman, teamleider Team Ruimtelijk Beleid en Projecten, gemeente Midden-Drenthe

Wat is de grootste meerwaarde van Pepperflow voor medewerkers?
‘Als je het systeem eenmaal gevuld hebt, dan is Pepperflow je eigen projectenmap: de plek waar je alles bewaart over al je projecten. Je kunt informatie sneller terugvinden en makkelijker rapporteren. Op die manier kun je dus veel efficiënter werken. Pepperflow werkt heel prettig, dus ik kan me goed voorstellen dat je er zelf ook blijer van wordt. Wat medewerkers daarnaast fijn vinden: dat Pepperflow alle stappen van het procesmatig werken zo zichtbaar maakt. Dat geeft houvast en het zorgt ervoor dat we met z’n allen veel professioneler werken.’

Wat heeft Pepperflow jullie als afdeling gebracht?
‘Ik zie dat het ons een hoop inzicht heeft gegeven in wat we doen, hoe we dat doen en waarom. Zo kregen we ineens duidelijk in kaart hoeveel projecten we hebben en hoeveel capaciteit we daar eigenlijk voor nodig hebben. Dat konden we heel goed onderbouwen. Dankzij die onderbouwing hebben we daarvoor meer ruimte gekregen van de raad. Daarnaast is prioritering nu veel makkelijker. Dat hebben we ook aan de raad voorgelegd: waar ligt jullie prioriteit? En als er weer een nieuw project bij komt, dan moet er ook ergens iets af. Dat dat niet anders kan, maakt Pepperflow klip en klaar. Zonder dat soort inzichten blijft het toch allemaal nattevingerwerk.’