"Pepperflow geeft ons een hoop overzicht en inzicht in onze P&C-cyclus"

Klantverhaal Gemeente De Ronde Venen

   5 min.

"Pepperflow geeft ons een hoop overzicht en inzicht in onze P&C-cyclus"

In 2016 koos De Ronde Venen, een Utrechtse gemeente met 44.000 inwoners, voor Pepperflow om meer grip te krijgen op hun Planning- en Controlcyclus. ‘Met Pepperflow hebben we veel meer inzicht op de workflow waarmee onze P&C-documenten tot stand komen,’ legt Dirkolien Doelman uit. Ze is controller en functioneel beheerder van Pepperflow bij De Ronde Venen. ‘Bovendien zijn onze medewerkers nu veel meer betrokken bij het samenstellen van de begroting en de rapportages. Ze leveren sneller en makkelijker hun informatie aan. Dat werkt zoveel prettiger!’

Wat was de situatie voordat jullie met Pepperflow werkten?
‘We werkten met losse documenten in Word en Excel. De Word-documenten stonden op een centrale schijf en daar kon iedereen bij. Op gezette tijden stuurden we een mailtje de organisatie in met de vraag of iedereen zijn onderdeel wilde aanpassen. Dat werkte niet goed. Er werden documenten overschreven, er raakten dingen kwijt die niet meer hersteld konden worden. En omdat gebruik werd gemaakt van verschillende opmaakstijlen, kostte het veel tijd om er één consistent geheel van te maken. En dan heb ik het nog niet eens over de foutgevoeligheid van Excel. Al met al was het geen prettige en effectieve manier van werken.’

Waarom hebben jullie voor Pepperflow gekozen?
‘Voor het verbeteren van onze workflow waren we op zoek naar een digitale applicatie die ons zowel beleidsmatig als financieel zou ontzorgen. Er zijn tal van applicaties die beleidsmatig heel goed zijn, en er zijn ook veel financiële applicaties. Maar wij wilden niet met twee verschillende applicaties werken. Pepperflow is uitmuntend op beleid, en financieel bieden ze een solide basis en een uitstekende koppeling met ons financiële pakket. Met hun software voldoen ze aan al onze wensen en eisen op dat gebied.’

Wat kun je vertellen over de implementatie van Pepperflow?
‘Kijk, de technische implementatie is binnen een paar weken gefikst. Maar dan moet de implementatie in de organisatie nog beginnen. Bij ons duurde het een jaar voordat Pepperflow in de genen van al onze medewerkers zat. Er moeten in totaal zo’n 100 mensen met het programma kunnen werken: financiële mensen, maar ook beleidsmedewerkers. Daar moet je de tijd voor nemen, om ze dat te leren. Natuurlijk hebben we daarbij ook trainingen gehad van Pepperflow. Dat begeleiden ze allemaal heel goed.’

Bijzonder is dat jullie in Pepperflow een dubbele koppeling naar een financieel pakket hebben. Hoe zit dat precies?
‘Klopt! Op 1 januari 2019 zijn we overgegaan naar een nieuw financieel pakket. Het oude en het nieuwe pakket hebben we een tijd lang naast elkaar gebruikt, dus Pepperflow heeft voor ons een dubbele koppeling verzorgd. Dat is allemaal vlekkeloos verlopen. Aan de voorkant hebben we niets gemerkt van eventuele technische ingewikkeldheden die dat met zich meebracht. Daar zijn we dan ook heel tevreden over.’

Hoe beoordelen jullie het contact met de mensen van Pepperflow?
‘Ja, dat vind ik echt heel goed. Het contact met Maarten, onze consultant bij Pepperflow, is heel prettig. Ik kan hem bij wijze van spreken zelfs ’s avonds of in het weekend appen als er iets is. Ook de helpdesk reageert heel snel, daar moet ik ze echt een compliment voor geven. Als je iets meldt, wordt er meteen actie ondernomen. En ze geven ook aan hoe lang het duurt, en wat ze achter de schermen doen om je te helpen. Dat is heel fijn, want we werken hier natuurlijk met deadlines. Ik moet een begroting of een rapportage op tijd af hebben. En dan kan ik niet een week wachten op de oplossing van een technisch probleem waardoor mijn tabellen niet goed werken.’

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie opgeleverd?
‘Pepperflow geeft ons allereerst inzicht in onze workflow. Vroeger zetten we iets uit en moesten we wachten op wat er terugkwam. Met Pepperflow hebben we veel meer grip gekregen op het proces van het samenstellen van zo’n document. Alles is gekoppeld: als iemand klaar is met zijn of haar stukje, dan gaat het automatisch door naar de volgende. En je kunt die workflow ook heel goed volgen van buitenaf.’

‘Daarnaast vind ik het als controller heel prettig dat de foutgevoeligheid van Pepperflow veel kleiner is dan in Excel. Het gaat toch om 100 miljoen die je beheert. Dat moet zo secuur mogelijk. Met Pepperflow hoef ik me geen zorgen te maken dat er iets misgaat.’

‘En wat ook heel belangrijk is: onze medewerkers zijn veel meer betrokken bij de P&C-cyclus. Ze krijgen heel gericht een mailtje met een updateverzoek voor de bestuursrapportage: wil je de voortgang op jouw beleidsdoelstelling beschrijven? En met één klik gaan ze vanuit het mailtje naar het juiste document in Pepperflow. Ze hoeven niet meer te zoeken op die centrale schijf naar wat nou eigenlijk het juiste document is. Je maakt het gebruikers veel makkelijker om hun bijdrage te leveren. En ze raken veel meer vertrouwd met de hele cyclus van die 5 rapportagemomenten per jaar. Dat maakt onze taak een stuk eenvoudiger.’

Updates

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."
  Blogs 30 september 2022

Jan Post: "Een effectieve en transparante P&C-cyclus verkleint de kloof tussen de overheid en de burger."

Een transparante overheid leidt tot meer vertrouwen van de burger

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"
  Klantverhalen 08 december 2021

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"

Klantverhaal gemeente Doesburg

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN
  Nieuws 01 oktober 2021

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN

Samen op voor een betere wereld, met oog voor ICT, educatie en innovatie

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"
  Klantverhalen 21 september 2021

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"

Klantverhaal Gemeente Drimmelen

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC
  Blogs 23 juli 2021

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC

De Nederlandse P&C-cyclus en de Vlaamse BBC. Wat zijn de verschillen? En wat kunnen we leren van elkaar?

Stoeien met de jaarrekening
  Blogs 13 juli 2021

Stoeien met de jaarrekening

Is bij uw organisatie de jaarrekening soepel tot stand gekomen?

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"
  Blogs 27 mei 2021

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"

Grip op informatie en data wordt alsmaar belangrijker in het licht van recente incidenten bij gemeenten

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"
  Klantverhalen 18 februari 2021

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"

Klantverhaal gemeente Waalwijk

Pepperflow en Finext gaan partnership aan
  Nieuws 04 februari 2021

Pepperflow en Finext gaan partnership aan

"Het productenportfolio van Pepperflow en de inhoudelijke kennis en expertise op het gebied van Performance Management van Finext vullen elkaar perfect aan"

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen
  Nieuws 18 december 2020

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen

Hans Vandeweyer en Maurice van Dillen aan het woord

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan
  Nieuws 26 november 2020

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan

Officieel bekendgemaakt tijdens de Pepperflow Klantendag

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"
  Klantverhalen 29 oktober 2020

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"

Klantverhaal Gemeente Overbetuwe

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat
  Klantverhalen 21 juli 2020

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat

‘Alle mogelijkheden van een bezuinigingsopgave helder in beeld brengen? Dat kan met Pepperflow!’

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over
  Nieuws 02 juli 2020

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over

Pepperflow Connector komt volledig in eigen beheer

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat
  Nieuws 15 mei 2020

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat

"Een bijzonder leerzaam traject met een mooi eindresultaat"

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"
  Klantverhalen 31 maart 2020

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"

Klantverhaal Provincie Zeeland

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie
  Nieuws 20 december 2019

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie

Bezoek onze BE website!

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019
  Nieuws 12 december 2019

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019

Geniet nog even na van de klantdagen!

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces
  Blogs 15 november 2019

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces

Uitdagingen in twee verschillende werelden die tegelijkertijd meer verbonden zijn dan ooit.

Op de hoogte blijven?


Abonneer op de nieuwsbrief

Volg ons op LinkedIn