Klantverhaal Gemeente Waalwijk

De Noord-Brabantse gemeente Waalwijk heeft 47.000 inwoners verdeeld over 3 kernen: Waalwijk, Sprang-Capelle en Waspik. Eind 2017 koos Waalwijk voor Pepperflow om hun planning- en controlcyclus beter te beheren. Directeur bedrijfsvoering Eric de Laat, projectleider Tom Bartels en wethouder John van den Hoven zijn enthousiast: ‘Met Pepperflow hebben we een enorme efficiencyslag én een grote kwaliteitsslag gemaakt.’

 Wat was de situatie voordat jullie met Pepperflow werkten?
‘Voorheen deden we alles via e-mail,’ vertelt Eric de Laat. ‘Alle informatie over P&C-rapportages werd bij de gemeentelijke teams via de  e-mail uitgevraagd. Vervolgens werd die informatie geknipt en geplakt in een groot Word-document. En je weet hoe dat gaat: alles gaat verspringen – lettertypes, tabellen, plaatjes. Heel erg bewerkelijk, en bovendien foutgevoelig.’

Wat wilden jullie bereiken?
‘We wilden af van dat hele mailcircus. Daar was iedereen helemaal klaar mee. Een tweede doel was om inwoners meer te betrekken bij onze P&C-producten, bijvoorbeeld met een toegankelijke digitale presentatie van onze begroting.’ John van den Hoven vult aan: ‘Daarnaast is digitaal een stuk duurzamer dan bij elke rapportage een enorme hoeveelheid papier te moeten uitprinten: een win-winsituatie dus.’

Hoe hebben jullie het aangepakt?
Eric: ‘In augustus 2017 zijn we begonnen met een uitgebreide marktverkenning. In januari 2018 hebben we het pakket van Pepperflow aangeschaft en in september was de implementatie klaar. Zowel tijdens het voortraject als tijdens de implementatie hebben we geïnvesteerd in draagvlak bij concernstaf, afdelingen, managementteam, en ook de raad. Daarmee hebben we ambtelijk, politiek en bestuurlijk alle neuzen in dezelfde richting gezet. Dat zorgde voor een zachte landing. Daarnaast zijn we met Pepperflow een partnerschap aangegaan om de digitale ontsluiting, zeg maar de presentatie voor burgers, op een hoger niveau te brengen. Daar is een heel goed werkende template voor onze begrotingsapp 3.0 uitgekomen, waar zij nu ook andere klanten een plezier mee doen. Het is prettig om te merken dat een leverancier open staat voor dit soort samenwerking. Dan ontstaat er een hele positieve energie.’

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie opgeleverd?
‘Dankzij Pepperflow zijn we compleet anders gaan werken. In de digitale omgeving van Pepperflow zetten we taken uit per beleidsveld of programma. Dat komt vanzelf bij de juiste persoon uit, en die geeft aan wat er gaat gebeuren en wat het gaat kosten. Na een interne check komt dat allemaal automatisch in de begroting terecht. Daarmee hebben we een enorme efficiencyslag en tegelijk een grote kwaliteitsslag gemaakt.’

Tom Bartels gaat verder: ‘Van mijn voorganger kreeg ik een wijze raad: begin op tijd met de begroting, en hou er rekening mee dat je op de inleverdatum nog 99 procent van het materiaal moet binnenkrijgen. Ik kon hem gelukkig melden dat vóór de laatste dag al 99 procent binnen was, en ik nog maar op 1 procent hoefde te wachten. Dat geeft wel aan hoe groot de winst is die we hebben behaald.’

Eric: ‘Daarnaast triggerde het werken met Pepperflow een belangrijke discussie binnen de gemeente: wat doen we allemaal, en waarvoor? Pepperflow werkt namelijk met een hele heldere structuur van ambities, doelstellingen en activiteiten. Abstracte ambities maak je concreet door er doelstellingen en activiteiten aan te koppelen. Omgekeerd moet er voor elke activiteit een bijbehorende doelstelling en ambitie zijn. Zo breng je ineens je hele gemeentelijke organisatie op een nieuwe en zinvolle manier in beeld. Dat hielp ons ook om de programmabegroting een duidelijke opbouw te geven.’

‘Onze raad heeft heel lang met papier gewerkt, vertelt John van den Hoven tot besluit. ‘Daar zijn ze aan gewend. Nu ze digitaal vergaderen en een digitale begroting hebben, is het de kunst om het ook digitaal te houden. We moeten nu niet meer terug willen vallen op papieren boekwerken. Digitaal is van deze tijd. Dit is simpel, overzichtelijk en begrijpelijk voor zowel raadsleden als burgers. Daar kunnen mensen nooit op tegen zijn.’

Nieuwsgierig geworden naar het P&C Portaal van gemeente Waalwijk? Klik hier!