Stoeien met de jaarrekening

Is bij uw organisatie de jaarrekening soepel tot stand gekomen?

   3 min.

Stoeien met de jaarrekening

Het is elk jaar een belangrijke, maar flinke taak binnen de P&C-cyclus: het opstellen en presenteren van de jaarrekening. De jaarrekening is een belangrijk financieel document die elk jaar moet worden opgesteld en vastgesteld door de Gemeenteraad. Alle gemeentelijke baten en lasten als ook de mate waarin de begroting werkelijkheid is geworden komen hierin aan bod. Bij de meeste gemeenten is de jaarrekening inmiddels afgerond, gepresenteerd en goedgekeurd. Gemeenten moeten de jaarrekening voor 15 juli hebben aangeleverd bij de provincie. Maar ging het proces soepel? Is het eindresultaat naar wens? Of kostte het ook dit jaar weer veel moeite…?

Waar de begroting als fundament dient voor uitgaven en inkomsten functioneert de jaarrekening als controlemoment voor de uitvoering van de begroting. Is het geld uit de begroting uitgegeven zoals gepland? De gemeenteraad geeft uiteindelijk haar goedkeuring voor de jaarrekening als het College zich goed kan verantwoorden over deze uitvoering. De raad moet hierbij goed kunnen sturen. De jaarrekening en begroting hanteren vanuit wetgeving dan ook een relatief vaste vorm. Waar bij de Begroting de 3 W-vragen centraal staan (wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten?) draait de jaarrekening meer om de 3 H’s. Heeft de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken? Heeft de gemeente gedaan wat zij wilde doen? En heeft dat alles gekost wat er bedacht was dat het zou kosten? Bij Pepperflow zien we dat gemeenten in de praktijk jaar na jaar behoorlijk wat moeite hebben om dit proces goed te doorlopen. Aan de voorkant in de Raad, bij het sturen op beleidslijnen, maar ook achter de schermen is het meer dan eens een flinke klus om die jaarrekening goed gereed te krijgen. 

Tikfouten en versiebeheer
Hoewel steeds meer gemeenten digitaal proberen te werken liggen foutjes met handwerk op de loer. Zo is het hebben van de juiste cijfers op de juiste plek een belangrijke aanzet om de tabellen in de jaarrekening nauwkeurig mee op te maken. Welke informatie mist nog en hoe spelen we daaropin? Je wilt als gemeente immers altijd over de meest actuele cijfers beschikken. Maar als die tabellen bijvoorbeeld in Excel worden bijgehouden zijn tikfouten of kopieerfouten snel gemaakt. Met alle risico’s van dien dat er fouten in de jaarrekening sluipen.

Het maakt ook het trekken van een vergelijking tot een lastig karwei. Wat als er nu geconstateerd wordt dat er andere dingen zijn uitgevoerd dan begroot? Is die informatie nog nauwkeurig terug te vinden binnen een wirwar aan mailwisselingen tussen collega’s over het versiebeheer? 

Het eindresultaat
Of dit proces nu wel of niet soepel is verlopen komt er altijd het grote moment waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd. Wat gebeurt er vervolgens met het eindresultaat? Waar veel gemeenten in Nederland de jaarrekening met trots presenteren eindigt deze toch vaak als PDF op een webpagina waar niemand meer naar kijkt. Dat is enerzijds jammer voor inwoners die zo moeilijk kunnen volgen wat er gebeurt met de gemeentelijke financiën, anders dan wat zij uit de krant of op social media lezen. Daarnaast helpt dit niet voor de Gemeenteraad om nauwkeuriger te kunnen sturen en het College te kunnen controleren.

Efficiencyslag
Gelukkig kan het ook anders! Een digitaliseringsslag middels efficiënte tooling om het proces van de jaarrekening mee vorm te geven kan een belangrijke stap zijn. Met duidelijk overzicht over de voortgang en een heldere kijk op wie welke informatie heeft aangeleverd neemt de foutgevoeligheid van het proces af. Zo mis je als organisatie geen zaken en is het uitvraagproces in de organisatie niet langer afhankelijk van versiebeheer. Vanuit onze ervaring helpen wij bij Pepperflow organisaties om dit proces goed te doorlopen en een waardig eindresultaat te realiseren wat het tonen waard is. 

Zo gebruikt de provincie Zeeland Pepperflow om op basis van de begroting de jaarrekening digitaal op te stellen, aan de hand van realtime dashboards. De Gemeente Waalwijk zet de Raadsomgeving in om de Raad direct technische vragen te laten stellen in Pepperflow ter voorbereiding van de jaarrekening. In beide gevallen worden veel van de genoemde obstakels uit de formule weggenomen wat het voorbereidende proces en het behandelproces in de Raad eenvoudiger maakt.

Niet langer stoeien
Binnen deze organisaties (maar ook bij veel andere klanten!) werken collega’s sneller, gestructureerder en met meer overzicht aan de jaarstukken. En dat zonder gedoe met versiebeheer. Via de koppelingen met het financiële systeem realiseren wij samen met de klant dat de actuele cijfers in de tabellen komen die nodig zijn voor de jaarstukken. Zo ontstaat er een betere, gestroomlijndere aanloop waarmee het zicht op de verschillen tussen begroting tegenover de realisatie ontstaan. Het mooie resultaat verdient vervolgens een prominente plek via een daarvoor bestemde website, zoals bijvoorbeeld het Pepperflow Publicatieplatform (Begrotingsapp)! Zo krijgen inwoners, raadsleden en geïnteresseerden transparant en overzichtelijk kijk op de afspraken, acties en resultaten van de gemeente. Ook voor niet-gemeenten zitten er kansen en verbetermogelijkheden bij het opstellen van de jaarrekening.

Het kan dus ook anders. Komend jaar liever niet meer stoeien met de jaarrekening? Neem contact op!

Updates

Hoe een effectieve en transparante P&C-cyclus de kloof tussen de overheid en de burger verkleint
  Blog 30 september 2022

Hoe een effectieve en transparante P&C-cyclus de kloof tussen de overheid en de burger verkleint

Een transparante overheid leidt tot meer vertrouwen van de burger

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"
  Klantverhalen 08 december 2021

"Pepperflow heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de optimalisering van onze P&C-cyclus"

Klantverhaal gemeente Doesburg

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN
  Nieuws 01 oktober 2021

Pepperflow gaat samenwerking aan met DEAN

Samen op voor een betere wereld, met oog voor ICT, educatie en innovatie

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"
  Klantverhalen 21 september 2021

"Pepperflow heeft onze P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt"

Klantverhaal Gemeente Drimmelen

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC
  Blog 23 juli 2021

“Van strategie naar resultaat" in twee landen: P&C en BBC

De Nederlandse P&C-cyclus en de Vlaamse BBC. Wat zijn de verschillen? En wat kunnen we leren van elkaar?

Stoeien met de jaarrekening
  Blog 13 juli 2021

Stoeien met de jaarrekening

Is bij uw organisatie de jaarrekening soepel tot stand gekomen?

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"
  Blog 27 mei 2021

"Veel gemeenten doen weinig tegen cybercrime"

Grip op informatie en data wordt alsmaar belangrijker in het licht van recente incidenten bij gemeenten

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"
  Klantverhalen 18 februari 2021

"We zijn blij met onze keuze voor Pepperflow"

Klantverhaal gemeente Waalwijk

Pepperflow en Finext gaan partnership aan
  Nieuws 04 februari 2021

Pepperflow en Finext gaan partnership aan

"Het productenportfolio van Pepperflow en de inhoudelijke kennis en expertise op het gebied van Performance Management van Finext vullen elkaar perfect aan"

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen
  Nieuws 18 december 2020

Terugblik: Pepperflow een jaar actief in Vlaanderen

Hans Vandeweyer en Maurice van Dillen aan het woord

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan
  Nieuws 26 november 2020

Pepperflow en BMC kondigen partnership aan

Officieel bekendgemaakt tijdens de Pepperflow Klantendag

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"
  Klantverhalen 29 oktober 2020

"Werken met Pepperflow is altijd tweerichtingsverkeer"

Klantverhaal Gemeente Overbetuwe

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat
  Klantverhalen 21 juli 2020

Gemeente De Ronde Venen en Pepperflow bedenken bezuinigingsformat

‘Alle mogelijkheden van een bezuinigingsopgave helder in beeld brengen? Dat kan met Pepperflow!’

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over
  Nieuws 02 juli 2020

Pepperflow neemt ETL-tooling van MyExports over

Pepperflow Connector komt volledig in eigen beheer

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat
  Nieuws 15 mei 2020

Pepperflow behaalt ISO27001 certificaat

"Een bijzonder leerzaam traject met een mooi eindresultaat"

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"
  Klantverhalen 31 maart 2020

"Pepperflow heeft onze verwachtingen echt overtroffen!"

Klantverhaal Provincie Zeeland

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie
  Nieuws 20 december 2019

Officieel: Pepperflow breidt uit naar Belgie

Bezoek onze BE website!

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019
  Nieuws 12 december 2019

Aftermovie Pepperflow Regiodagen 2019

Geniet nog even na van de klantdagen!

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces
  Blog 15 november 2019

Informatiebeveiliging en privacybescherming: twee werelden, één proces

Uitdagingen in twee verschillende werelden die tegelijkertijd meer verbonden zijn dan ooit.

"Pepperflow is zo flexibel, onze drie gemeenten werken er elk op hun eigen manier mee"
  Klantverhalen 06 november 2019

"Pepperflow is zo flexibel, onze drie gemeenten werken er elk op hun eigen manier mee"

Klantverhaal OWO-gemeenten

Op de hoogte blijven?


Abonneer op de nieuwsbrief

Volg ons op LinkedIn