Klantverhaal Gemeente Oost Gelre

Gemeente Oost Gelre ligt in de Achterhoek en telt bijna 30.000 inwoners. Sinds augustus 2018 maakt Oost Gelre gebruik van Pepperflow voor de ondersteuning van hun Planning & Control-cyclus. Iets recenter besloot de gemeente om Pepperflow ook te gebruiken voor het beheren van de informatieveiligheid. Concerncontroller Robert Gerritsen vertelt over zijn ervaringen met Pepperflow: ‘Het gebruiksgemak is groot. Daarnaast helpt Pepperflow om duidelijk te maken wat je als gemeente allemaal doet, en waarom.’

Hoe ging jullie gemeente om met informatieveiligheid voordat jullie Pepperflow gingen gebruiken?
‘Op sommige afdelingen, zoals Burgerzaken en Onderwijs, Welzijn en Zorg, kreeg informatieveiligheid altijd al ruim aandacht. Daar wordt natuurlijk veel met persoonsgegevens gewerkt, en er bestond ook al een verticale verantwoordingsplicht naar verschillende inspecties. Met de komst van ENSIA deed de horizontale verantwoording zijn intrede. Bovendien verplicht de AVG ons sinds vorig jaar om alles op het gebied van privacy goed op orde te hebben. Dat was voor ons de aanleiding om dit onderwerp nogmaals te agenderen. En als controller heb ik me er serieus in verdiept, met name om de vraag te kunnen beantwoorden: hoe kunnen we dit goed wegzetten in onze organisatie?’

Waarom besloten jullie om daar Pepperflow voor in te zetten? 
‘Hoewel ENSIA bedoeld is om het gemeenten makkelijker te maken, bleek het toch best omvangrijk. En we zagen dat het hoofd Burgerzaken en de CISO voornamelijk vanachter hun bureau al die vragen aan het beantwoorden waren, terwijl andere mensen in de organisatie in feite verantwoordelijk waren voor het proces. Waar we naartoe wilden, is dat je dat gaat organiseren in je gemeente: wie is nu voor welk onderdeel verantwoordelijk? Laat diegene dan ook de ENSIA-vragen beantwoorden. De tool van Pepperflow kan dit proces heel goed ondersteunen. Met dezelfde systematiek als voor financiële audits. Daar hadden we inmiddels positieve ervaringen mee, dus de keuze om ook op het gebied van informatieveiligheid en privacy voor Pepperflow te kiezen, was snel gemaakt.’

Hoe hebben jullie de implementatie aangepakt?
‘Het hielp natuurlijk dat we al een goed geïntegreerd systeem van Pepperflow op het gebied van Planning & Control hadden. Pepperflow heeft ook een module Informatieveiligheid. Daardoor hoefden we niet wéér een nieuw systeem aan te schaffen. Pepperflow is geënt op de bekende PDCA-cyclus: die wordt gebruikt bij het Planning & Control-proces, en ook in de tool voor informatieveiligheid. Pepperflow stimuleert het proceseigenaarschap doordat elke uitvraag over de stand van zaken - via een workflow - langs de proceseigenaar loopt. De CISO zet dus geen vinkjes (goed of niet goed), maar de proceseigenaren doen dat zelf. De CISO accordeert, en de controller kijkt mee. Zo helpt dit systeem om proceseigenaren uiteindelijk ook echt verantwoordelijk te laten zijn. Overigens zijn we nog niet helemaal zover. Als early adopter loop je nu eenmaal tegen dingen aan die nog niet goed zijn ingericht. Daarvoor hebben we nog wat afstemming met (en gerichte ondersteuning van) Pepperflow nodig. Gelukkig zijn ze daar sterk in.’

Hoe ervaart jullie organisatie het werken met Pepperflow?
‘Het gebruiksgemak van Pepperflow is groot. Mensen kunnen er snel mee uit de voeten, want het werkt heel intuïtief. Dat wordt echt als positief ervaren.’

‘Daarnaast dwingt Pepperflow je om heel duidelijk te maken wat je als gemeente doet, wat je doelstellingen zijn en wie daarvoor verantwoordelijk is – zowel bestuurlijk als beleidsinhoudelijk. Dat is heel verhelderend voor je organisatie, maar het maakt ook nogal wat los. Want soms zijn er tegengestelde doelen, of is het onduidelijk waar wat nu precies thuishoort. Dat kan aanleiding zijn om dingen nog eens goed tegen het licht te houden of aan te scherpen.’

‘Wat ook positief wordt gewaardeerd is dat alles historisch beschikbaar blijft. De begrotingscyclus duurt best lang: van februari tot november werken we aan de begroting, die vervolgens voor een jaar vastligt. Vroeger werd er aan die begroting gedurende dat jaar niet getornd. Tegenwoordig willen we soms tussentijds doelstellingen bijstellen, vanwege veranderde omstandigheden. Dat kan heel eenvoudig in Pepperflow. Maar dan is het ook noodzakelijk dat je terug kunt kijken: wat was de oorspronkelijke afspraak en hoe is die in de loop van de tijd veranderd? Met Pepperflow kunnen we die historie mooi laten zien.’

Ben je tevreden over de samenwerking met de mensen van Pepperflow?
‘Ik ben heel positief over de reactiesnelheid van Pepperflow als er technische probleempjes zijn. Er wordt veel en snel ontwikkeld, en dat betekent dat er ook wel eens wat hapert. Maar je hebt altijd vrij snel respons en je wordt goed op de hoogte gehouden van wat ze gaan doen om je te helpen. Die samenwerking verloopt dus prima.’

‘Bij Pepperflow wordt ook goed geluisterd naar de input van gemeenten. Ik zie bijvoorbeeld dat andere gemeenten vaak dezelfde ideeën hebben over verbeteringen voor het systeem. En ik merk dat dat soort suggesties serieus worden genomen: er wordt vrij snel actie ondernomen om een aanvulling of een verbetering door te voeren.’ 

‘Ik vind het een goede zaak dat ze die productontwikkeling zo serieus nemen. Het gaat er uiteindelijk om dat je een instrument hebt dat heel goed past bij je manier van werken. Met andere software in het verleden hadden we nog wel eens de ervaring dat we onze eigen manier van werken moesten aanpassen aan die software. Bij Pepperflow zie je juist het omgekeerde: de software is heel dienstbaar gemaakt aan onze manier van werken.’





Fotografie: Martijn Koolmees