Is bij uw organisatie de jaarrekening soepel tot stand gekomen?

Het is elk jaar een belangrijke, maar flinke taak binnen de P&C-cyclus: het opstellen en presenteren van de jaarrekening. De jaarrekening is een belangrijk financieel document dat elk jaar moet worden opgesteld en vastgesteld door de Gemeenteraad. Alle gemeentelijke baten en lasten als ook de mate waarin de begroting werkelijkheid is geworden komen hierin aan bod. Bij de meeste gemeenten is de jaarrekening inmiddels afgerond, gepresenteerd en goedgekeurd. Gemeenten moeten de jaarrekening voor 15 juli hebben aangeleverd bij de provincie. Maar ging het proces soepel? Is het eindresultaat naar wens? Of kostte het ook dit jaar weer veel moeite…?

Waar de begroting als fundament dient voor uitgaven en inkomsten, functioneert de jaarrekening als controlemoment voor de uitvoering van de begroting. Is het geld uit de begroting uitgegeven zoals gepland? De gemeenteraad geeft uiteindelijk haar goedkeuring voor de jaarrekening als het College zich goed kan verantwoorden over deze uitvoering. De raad moet hierbij goed kunnen sturen. De jaarrekening en begroting hanteren vanuit wetgeving dan ook een relatief vaste vorm. Waar bij de Begroting de 3 W-vragen centraal staan (wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten?) draait de jaarrekening meer om de 3 H’s. Heeft de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken? Heeft de gemeente gedaan wat zij wilde doen? En heeft dat alles gekost wat er bedacht was dat het zou kosten? Bij Pepperflow zien we dat gemeenten in de praktijk jaar na jaar behoorlijk wat moeite hebben om dit proces goed te doorlopen. Aan de voorkant in de Raad, bij het sturen op beleidslijnen, maar ook achter de schermen is het meer dan eens een flinke klus om die jaarrekening goed gereed te krijgen. 

Tikfouten en versiebeheer
Hoewel steeds meer gemeenten een integrale werkwijze hanteren, waarbij alle informatie op één plek verzameld wordt, liggen foutjes met handwerk op de loer. Zo is het hebben van de juiste cijfers op de juiste plek een belangrijke aanzet om de tabellen in de jaarrekening nauwkeurig mee op te maken. Welke informatie mist nog en hoe spelen we daarop in? Je wilt als gemeente immers altijd over de meest actuele cijfers beschikken. Maar als die tabellen bijvoorbeeld in Excel worden bijgehouden zijn tikfouten of kopieerfouten snel gemaakt. Met alle risico’s van dien dat er fouten in de jaarrekening sluipen.

Het maakt ook het trekken van een vergelijking tot een lastig karwei. Wat als er nu geconstateerd wordt dat er andere dingen zijn uitgevoerd dan begroot? Is die informatie nog nauwkeurig terug te vinden binnen een wirwar aan mailwisselingen tussen collega’s? Welke versie is nu de juiste? 

Het eindresultaat
Of dit proces nu wel of niet soepel is verlopen, het grote moment waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd komt altijd. Wat gebeurt er vervolgens met het eindresultaat? Waar veel gemeenten in Nederland de jaarrekening met trots presenteren eindigt deze toch vaak als PDF op een webpagina waar niemand meer naar kijkt. Dat is enerzijds jammer voor inwoners die zo moeilijk kunnen volgen wat er gebeurt met de gemeentelijke financiën, anders dan wat zij uit de krant of op social media lezen. Daarnaast helpt dit niet voor de Gemeenteraad om nauwkeuriger te kunnen sturen en het College te kunnen controleren.

Efficiencyslag
Gelukkig kan het ook anders! Een digitaliseringsslag middels efficiënte tooling om het proces van de jaarrekening mee vorm te geven kan een belangrijke stap zijn. Met duidelijk overzicht over de voortgang en een heldere kijk op wie welke informatie heeft aangeleverd neemt de foutgevoeligheid van het proces af. Zo mis je als organisatie geen zaken en is het uitvraagproces in de organisatie niet langer afhankelijk van versiebeheer. Vanuit onze ervaring helpen wij bij Pepperflow organisaties om dit proces goed te doorlopen en een waardig eindresultaat te realiseren wat het tonen waard is. 

Zo gebruikt de provincie Zeeland Pepperflow om op basis van de begroting de jaarrekening digitaal op te stellen, aan de hand van realtime dashboards. De Gemeente Waalwijk zet de Raadsomgeving in om de Raad direct technische vragen te laten stellen in Pepperflow ter voorbereiding van de jaarrekening. In beide gevallen worden veel van de genoemde obstakels uit de formule weggenomen wat het voorbereidende proces en het behandelproces in de Raad eenvoudiger maakt.

Niet langer stoeien
Binnen deze organisaties (maar ook bij veel andere klanten!) werken collega’s sneller, gestructureerder en met meer overzicht aan de jaarstukken. En dat zonder gedoe met versiebeheer. Via de koppelingen met het financiële systeem realiseren wij samen met de klant dat de actuele cijfers in de tabellen komen die nodig zijn voor de jaarstukken. Zo ontstaat er een betere, gestroomlijndere aanloop waarmee het zicht op de verschillen tussen begroting tegenover de realisatie ontstaan. Het mooie resultaat verdient vervolgens een prominente plek via een daarvoor bestemde website, zoals bijvoorbeeld het Pepperflow Publicatieplatform (Begrotingsapp)! Zo krijgen inwoners, raadsleden en geïnteresseerden transparant en overzichtelijk kijk op de afspraken, acties en resultaten van de gemeente. Ook voor niet-gemeenten zitten er kansen en verbetermogelijkheden bij het opstellen van de jaarrekening.

Het kan dus ook anders. Komend jaar liever niet meer stoeien met de jaarrekening? Neem contact op!