Klantverhaal Gemeente Drimmelen

Met veel water en waardevolle groenvoorzieningen noemt Drimmelen zichzelf met recht ‘de blauwgroene gemeente’. De Noord-Brabantse gemeente heeft 27.000 inwoners verdeeld over zes kernen en ligt vlak boven Breda. Sinds 2019 werkt Drimmelen met Pepperflow. Dat heeft hen niet alleen geholpen om hun P&C-cyclus te verbeteren, maar ook om de betrokkenheid van medewerkers bij de totstandkoming van P&C-documenten te vergroten. Concerncontroller Leon Voogt vertelt er graag over.

Wat was jullie uitgangssituatie?
‘Voordat we met Pepperflow gingen werken, was de P&C-cyclus een redelijk onbeheersbaar proces. Met vaste formats werd informatie uitgevraagd, geknipt en geplakt. Allerlei versies gingen heen en weer, maar er was niet echt een strakke lijn. Al langer hadden we het gevoel dat het anders moest. We hebben zelfs nog een tijdje met scrummen geprobeerd om het proces te stroomlijnen, maar dat werkte ook niet. We waren op zoek naar een oplossing waarbij we als medewerkers tegelijkertijd in één document konden werken, digitaal dus. Iets lichtvoetigs, dat de zwaarte van de P&C-cyclus kon wegnemen. En dat werd uiteindelijk Pepperflow.’  

Hoe hebben jullie de organisatie meegenomen in het werken met Pepperflow?
‘Daar hebben we een communicatieplan voor geschreven: wie moet wanneer waarover worden geïnformeerd? Er stond een mijlpalenplanning op intranet en we hielden lunchbijeenkomsten om medewerkers bij te praten. Samen met Pepperflow hebben we gebruikershandleidingen gemaakt en een trainingsprogramma op maat aangeboden aan alle medewerkers, collegeleden en raadsleden. Want elke gebruiker heeft zijn eigen rol in het systeem, en dus zijn eigen manier om met Pepperflow te werken.’   

Was het moeilijk om mensen te overtuigen van het nut van Pepperflow?
‘Niet echt. Natuurlijk heb je altijd mensen die alles liever bij het oude houden. Maar iedereen zag steeds meer op tegen de P&C-cyclus. Men wilde heel graag af van die ballast. Collega’s snakten naar een goede oplossing, en met Pepperflow kregen we die daadwerkelijk in handen. Ik kan dus echt zeggen dat het systeem met open armen werd ontvangen.’ 

Wat heeft werken met Pepperflow jullie opgeleverd?
‘Pepperflow heeft ons werk voor de P&C-cyclus een stuk lichter gemaakt. In eerste instantie omdat we met meerdere mensen tegelijk aan hetzelfde document kunnen werken. Maar dat is lang niet alles. Wat ik daarnaast heel waardevol vind, is dat de vier stukken van onze P&C-cyclus nu veel beter samenhangen. In de begroting maak je plannen, in de twee bestuursrapportages die daarop volgen actualiseer je het beeld ten opzichte van de begroting. En in de jaarrapportage leg je eindverantwoording af. Door de manier waarop Pepperflow werkt, zijn die stukken veel beter met elkaar te vergelijken en hou je de voortgang veel beter bij.’ 

‘Iedereen zag steeds meer op tegen de P&C-cyclus. We snakten naar een goede oplossing, en met Pepperflow hebben we die daadwerkelijk in handen.’ - Leon Voogt, concerncontroller gemeente Drimmelen

Waar zit voor jullie de grootste winst?
‘Kijk, de belangrijkste basis onder elk P&C-product is onze doelenboom. Wat zijn de doelen uit ons coalitieprogramma, en welke maatregelen horen daarbij? Pepperflow heeft ons enorm geholpen om die maatregelen op te schonen en aan te scherpen. Nu is het weer zonneklaar welke dingen we precies doen en waarom we ze doen. Het scheppen van die duidelijkheid heeft bij alle afdelingen voor een nieuw gevoel van betrokkenheid en eigenaarschap gezorgd. En dat zorgt er weer voor dat de P&C-documenten veel gemakkelijker tot stand komen. Kortom: Pepperflow zet je als organisatie aan het denken. Persoonlijk vind ik dat de grootste meerwaarde van dit systeem.’ 

Hoe hebben jullie de samenwerking met de Pepperflow-medewerkers ervaren?
‘Het zijn echte professionals, de mensen van Pepperflow waar we mee samengewerkt hebben. Ze weten alles over hun product, en tegelijk kunnen ze zich heel goed inleven in de situatie en wensen van ons als klant en gebruiker. Ik heb ervaren dat ze snel reageren op onze vragen en vakkundig inspelen op eventuele issues. Ook de implementatie verliep snel en goed.’ 

Welke ontwikkelpunten zou je Pepperflow mee willen geven?
‘Ze zouden wat minder bescheiden mogen zijn. Tijdens de implementatie kunnen ze best wat meer vertellen over de andere modules die Pepperflow aanbiedt. Zo is de P&C-module bijvoorbeeld verbonden met een projectenmodule en een risicomanagement-module. Dat had ik graag eerder geweten, want als gemeente willen we ons applicatielandschap zo beperkt mogelijk houden. Ik ga me nu alsnog in verdiepen in de mogelijkheden die de extra modules van Pepperflow ons bieden.’

Welke tip zou je andere gemeenten willen geven die een overstap naar Pepperflow overwegen?
‘Denk aan de voorkant heel goed na over wat je wilt en wat je behoeften zijn als gemeente. Besteed ruim tijd en aandacht aan het opstellen van een programma van eisen, zowel functioneel als technisch. En zoek daar dan de best passende oplossing bij. Dat is mijn eerste tip. En de tweede: maak voldoende tijd vrij voor de implementatie. Wij hebben er bewust voor gekozen om speciaal daarvoor een implementatiemanager in te huren. Daar zijn we nog steeds blij om. Begroot je die implementatie te krap, dan ga je het eindproduct niet bereiken en zal de organisatie het nieuwe systeem minder goed accepteren. Dat is eeuwig zonde. Het succes van het product staat of valt met een goede implementatie.’

Featured afbeelding: Arnold Velders