Planning & Control

Systematisch plannen en uitvoeren van doelen, projecten en activiteiten voortkomend uit begroting, tussenrapportage, jaarrekening, beleidsvisies, projectdocumenten en afdelingsplannen. Beheersen, bewaken en bijsturen door middel van de PDCA-Cyclus.


DOCUMENTCREATIE

In Pepperflow stelt u rapporten of documenten op uit de planning & control cyclus.
Elk rapport of document bouwt u op met de volgende 4 basiselementen:

U werkt als organisatie digitaal samen aan teksten ten behoeve van een rapport of document. U leest en becommentarieert deze documenten direct vanuit Pepperflow. Gemakkelijk, online en gelijktijdig. Zo komt u gezamenlijk tot een hoogwaardig en digitaal eindproduct.

PEPPERFLOW MAAKT HET U GRAAG GEMAKKELIJK MET:
SAMENWERKEN AAN DOCUMENTEN

Wanneer we spreken over samenwerken aan documenten dan is het van belang om stap voor stap te kunnen volgen hoe een document wordt opgesteld. Om te beginnen wordt aan elk te schrijven stukje tekst een verantwoordelijke gekoppeld. Vervolgens worden deze verantwoordelijken via de workflow uitgenodigd om hun bijdrage te leveren. Eenmaal aan het werk is exact te volgen wie er wat heeft bijgewerkt en wie nog iets moet aanleveren.
Op deze wijze wordt inzichtelijk wie wat heeft geschreven en wanneer. Tot op de laatste punt en komma.

Door middel van een connector legt Pepperflow een koppeling met uw financieel systeem. Wij ontsluiten daarmee automatisch al uw financiële data en integreren deze op eenvoudige wijze in de rapporten en documenten. Dagelijks worden mutaties overgehaald en in Pepperflow weergegeven in gebruiksvriendelijke financiële tabellen. Van totalen tot aan het laagste detailniveau, inclusief facturen. Dit heeft voordelen voor uw gehele organisatie zonder tussenkomst van de financieel beheerder. Pepperflow maakt financieel management hiermee eenvoudig in de dagelijkse praktijk:
  • Budgethouders kunnen met één klik hun eigen budgetten inzien
  • Het is mogelijk om diverse dwarsdoorsnedes te maken: bijvoorbeeld om inzichtelijk te maken hoeveel er geboekt is op een bepaalde kostensoort en welke kostenplaatsen daaraan verbonden zijn
  • U maakt gebruik van verschillende overzichten: bijvoorbeeld van alle budgetten per afdeling of per programma
  • Bij het opstellen van prognoses maakt Pepperflow direct zichtbaar wat deze in het eindsaldo betekenen
  • Begrotingswijzigingen kunnen inhoudelijk (beleid) toegelicht worden
  • U heeft de beschikking over uitgebreide autorisatiesmogelijkheden

PEPPERFLOW IS GEBRUIKSVRIENDELIJK

  • U kunt zelf gebruikers koppelen aan een bepaald budget, zo heeft een afdelingshoofd of teamleider ook inzicht in de financiën
  • Door middel van ‘pin’s ‘op het dashboard kunnen medewerkers een snelkoppeling maken waar zij gemakkelijk hun eigen budgetten kunnen bekijken
  • Financiële tabellen zijn gemakkelijk te configureren. Zo kunt u zelf bepalen op welk niveau de financiën gepresenteerd worden en kunt u periode schijven flexibel instellen


PEPPERFLOW MAAKT HET U GRAAG GEMAKKELIJK MET:
DE OPTIE OM (FINANCIËLE) PROCESSEN TE VEREENVOUDIGEN

Bij het samenstellen van uw document biedt Pepperflow ook inhoudelijk een grote meerwaarde. U kunt bepaalde processen in Pepperflow samenvoegen. Dat is efficiënt!
Denk daarbij aan het opstellen van de voorjaarsnota en het opstellen van de begroting. Met onze applicatie doet u de uitvraag van beide documenten tegelijkertijd. Dat bespaart tijd en u belast de budgethouders minimaal.

DE BUDGETHOUDERS HEBBEN EXTRA GRIP

Budgethouders krijgen extra grip door de mogelijkheid om ‘berekenbare’ kolommen toe te voegen. Hierin kan een formule worden opgenomen zodat diverse kolommen worden vermenigvuldigd, opgeteld, afgetrokken enz. Hierdoor kan bijvoorbeeld het verschil tussen de ‘actuele begroting 2018’ en ‘de realisatie 2018’ inzichtelijk worden gemaakt. In combinatie met een goed geactualiseerde verplichtingen administratie, indien aanwezig in het financiële systeem of in Pepperflow zelf, is het een krachtige tool voor een budgethouder. Door middel van een formule kunnen cijfers rood of groen worden wanneer deze ten opzichte van een andere kolom (bijvoorbeeld: begroting 2018 vs. Realisatie) meer of minder zijn.

In Pepperflow kunnen kolommen worden aangemaakt waarin budgethouders hun mutaties/ ramingen/ prognoses kunnen invoeren inclusief een tekstuele toelichting. Deze informatie kan direct worden afgezet tegen bijvoorbeeld de realisatie om de verwachte situatie per FCL/kostenplaats inzichtelijk te maken. Deze berekeningen voert Pepperflow automatisch uit. De uitgevraagde informatie kan vervolgens ook op programma, taakveld of afdelingsniveau gebruikt worden om analyses over te maken.

DE STRUCTUURKOPPELING

De Pepperflow connector biedt naast het overhalen van financiële informatie ook de mogelijkheid om stamgegevens te koppelen. Dit kan met de zogenaamde structuur koppeling. Wijzigingen in het financieel systeem worden hierdoor ook in Pepperflow verwerkt. Denk hierbij aan het verplaatsen van een kostenplaats naar een ander taakveld en/of programma of het aanpassen van een budgethouder. Het biedt u ook de mogelijkheid om diverse productraming hiërarchieën naast elkaar te laten bestaan.

EXCEL SYNCHRONISATIE

Hiermee heeft u de mogelijkheid om Excel tabellen, inclusief opmaak, automatisch te koppelen aan uw Pepperflow account en vervolgens te gebruiken in elk gewenst document. Dit zijn de voordelen:

  • U kunt blijven werken in Excel
  • U hoeft niet langer te plakken en knippen
  • Er vindt een automatische verwerking plaats van al uw wijzigingen

Pepperflow integreert data uit andere systemen. Dat kan op diverse manieren. Zo kunnen wij direct op een bronsysteem aansluiten. Ook kunnen we via BI-tools als Cognos data inlezen. Rapportages die Cognos levert kan Pepperflow oppakken en vertalen zodat deze ook in Pepperflow, met de Pepperflow look and feel te zien zijn.
Statisch documenten voldoen niet langer. Een begroting is geen document maar een proces. Daarbij hoort het bewaken van de uitvoering. Met de prestatie-management mogelijkheden integreert u uw doelen en activiteiten op basis van de doelenboomstructuur; wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten.

PEPPERFLOW MAAKT HET U GRAAG GEMAKKELIJK MET:
MANAGEMETNINFORMATIE

Door middel van grafieken en tabellen krijgt u inzicht in de statistische informatie uit Pepperflow. Denk bijvoorbeeld aan: ‘Hoeveel activiteiten uit de begroting 2018 staan op rood?’ of ‘Hoeveel activiteiten zijn reeds uitgevoerd?’ Deze informatie kan via dashboards gemakkelijk op maat worden aangeboden aan medewerkers, het management of de directie.


RAPPORTEREN

Met één druk op de knop maakt u documenten in hard copy (Word, Pdf of Excel). Daarnaast is het mogelijk om rapportages zelf samen te stellen door middel van een wizard functie. Dat alles geheel in uw eigen huisstijl.


PUBLICEREN

Met Pepperflow beschikt u over een Web app om documenten te publiceren. Bijvoorbeeld uw begroting. Het toont alle informatie uit die begroting overzichtelijk als doorklikbare teksten. Video’s en plaatjes maken het visueel aantrekkelijk voor de lezer. Veel gemeenten, maar inmiddels ook steeds meer andere organisaties, bieden hun begroting aan op deze wijze. Door de integratie met social media bevordert u de interactie met uw inwoners! Via ons portal kunt u naast uw begroting ook andere documenten publiceren: bijvoorbeeld uw jaarrekening of managementrapportage.

PEPPERFLOW MAAKT HET U GRAAG GEMAKKELIJK MET:
ONBEPERKT PUBLICEREN

In onze begrotingsapp mag u een onbeperkt aantal documenten publiceren voor een vaste prijs! Bovendien, publiceren doet u met één druk op de knop, zelfstandig, zonder tussenkomst van Pepperflow en zonder technische kennis. Wel zo gemakkelijk.

Meer over de begrotingsapp

Stap voor stap verder in control

Planning & Control gaat echter verder dan het creëren, rapporteren en presenteren van rapporten en documenten. Met Pepperflow maakt u van uw planning & control cyclus een continue proces. U heeft behoefte aan grip op planning, uitvoering en kosten. De vertaling van de bekende doelenboomstructuur naar de praktische gelaagdheid in Pepperflow zorgt ervoor dat u scherp in beeld houdt wat u als organisatie wilt bereiken, wat u daarvoor moet doen en wat dat mag kosten. En dit alles kunt u real time monitoren om, waar nodig, tijdig te kunnen bijsturen.

U versterkt uw sturing oftewel uw Governance.

Het beheersen van risico’s kan geïntegreerd plaatsvinden met uw planning & control cyclus. 
Met Pepperflow brengt u uw risico’s eenduidig in beeld en kunt u deze verdelen naar risico-gebieden.

  • De impact van risico’s kunt u bij elk risico zichtbaar maken: financieel, imago, politiek etc
  • Een eenvoudige kansberekening zorgt ervoor dat u inzicht krijgen in mogelijke kosten
  • Daarmee kunt u in een handomdraai een risicoanalyse maken en beheersmaatregelen definiëren

Deze module biedt overzicht over alle lopende projecten binnen uw organisatie. Het opzetten, aansturen en volgen van projecten wordt daarmee een stuk efficiënter.

  • De projectmanager heeft Inzicht in planning, uitvoering en kosten per project inclusief een Gantt-Chart
  • Er ontstaat een work-breakdown structure doordat projectportfolio’s, onderliggende projecten, deelprojecten en de daarbij horende interactieve actielijsten inzichtelijk worden gemaakt
  • Door middel van een koppeling met uw financieel systeem worden kosten in beeld gebracht
  • Doordat projectmatig werken naadloos geïntegreerd kan worden met uw planning & control cyclus is informatie over projecten toegankelijk daar waar wenselijk.  Door middel van autorisaties wordt informatie gedoseerd aangeboden aan elke laag van uw organisatie

Met deze module krijgt u inzicht in de beschikbare capaciteit die ingezet kan worden voor projecten en activiteiten. Zowel op individueel- als op teamniveau.

  • Op projecten en activiteiten kunt u capaciteit ramen en direct de effecten zien op de resterende capaciteit
  • Door ook tijd te schrijven in Pepperflow wordt geraamde- en daadwerkelijk geschreven capaciteit met elkaar vergeleken
  • De module biedt uitgebreide mogelijkheden m.b.t. invoeren, goedkeuren en rapporteren van tijdgebonden informatie
  • Kosten kunnen inzichtelijk worden gemaakt
  • Deze module is onmisbaar als uw opgavegericht wilt werken

Informatieveiligheid en de eisen die de Europese Veiligheidswet stelt houdt elke organisatie bezig. Pepperflow biedt een module om grip te krijgen op informatieveiligheid.

  • U heeft alle doelen en maatregelen uit uw veiligheidsbeleid in overzichtelijke schermen
  • De organisatie kan het beleid uitvoeren
  • Het management en de directie heeft overzicht
  • U werkt met onze gebruiksvriendelijke workflow om stand van zaken van elke norm te actualiseren
  • Filters maken aandachtspunten en risico’s inzichtelijk
  • U werkt vanuit de PDCA Cyclus
  • Het bestuur kan verantwoording afleggen

Speciaal voor gemeentelijke instellingen

  • Diverse normenkaders zoals de BIG
  • Verantwoorden via ENSIA
  •  Geïntegreerd in uw planning & control cyclus
  • Een belangrijk doel van ENSIA is immers dat de verantwoording over uw informatieveiligheid beter aansluit bij uw planning & control cyclus

Met deze module (ISMS/GRC-tool) heeft de CISO dé tool in handen om daadwerkelijk grip te krijgen op de informatiebeveiliging binnen uw organisatie.

Met de module vergadermanagement bent u in staat een lange termijn kalender op te stellen voor al uw gremia. (Vergaderinstanties)
Vervolgens kunt u per vergadering een agenda opstellen en delen met de deelnemers. Gebruik deze module om acties vanuit vergaderingen uit te zetten en te volgen via Pepperflow. Andersom kunnen in Pepperflow, vanuit bijvoorbeeld projecten, activiteiten en/of budgetten, onderwerpen geagendeerd worden en voorzien van de nodige stukken die gekoppeld kunnen worden uit bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS). Naast bovenstaande biedt Pepperflow ook oplossingen voor papierloos-vergaderen d.m.v. een mooie vergaderapp.


MET PEPPERFLOW HEEFT U BOVENDIEN DE BESCHIKKING OVER:

Door middel van onze unieke workflow ‘het update verzoek’ bent u in staat om actuele standen van zaken uit te vragen bij betrokken medewerkers. U kunt input uitvragen over van alles: van teksten, projecten en activiteiten tot aan budgetten. U houdt zicht op wie al informatie heeft aangeleverd en wie nog niet. Word- en Excel formats rondsturen per e-mail is verleden tijd. Medewerkers ervaren het invullen van een update verzoek als zeer gebruiksvriendelijk waardoor betrokkenheid en efficiëntie in de organisatie toenemen. Met behulp van deze workflow heeft u altijd een actueel inzicht in de voortgang. Van documenten die opgesteld worden, of van het uit te voeren beleid.
Managementdashboards met handige filters en zogenaamde ‘pins’ zorgen ervoor dat management en bestuur letterlijk met één druk op de knop de laatste stand van zaken kunnen raadplegen. Van de aanwezige informatie kan tevens een dwarsdoorsnede gemaakt worden zodat managementinformatie op eenvoudige wijze gegenereerd kan worden.
  • Met Pepperflow heeft u minder licenties nodig
  • Pepperflow kent geen beperkingen in gebruikers of aantal publicaties
  • Met Pepperflow treedt u de toekomst veilig en goed voorzien tegemoet