PDCA Software - PepperflowPDCA Software - Pepperflow

PDCA

Efficiënter en daadkrachtiger werken, met de PDCA-methode

Streven naar verbetering met de PDCA-cyclus

De PDCA-cyclus is een welbekend managementmodel, ook wel bekend als de (kwaliteits)cirkel van Deming. PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act.

De PDCA-cyclus is een manier om gestructureerder te werken, voortgang te monitoren en verbetering te stimuleren. Het is tevens een beproefde methode om naast grootschalige projecten ook tussenstappen en deelprojecten te beheersen.  Subtaken zijn net zo belangrijk voor het eindresultaat. Aan de hand van PDCA kunt u medewerkers beter binden aan projecten en sneller en efficiënter bijsturen. Dit stimuleert leerprocessen, het geven van feedback en maakt het streven naar verbeteringen een integraal en breedgedragen proces.  Dit levert dan weer een grote bijdrage aan continuïteit, structuur en het behalen van doelen van uw organisatie! 



PDCA aan de basis

Plan, do, check act. Dat concept staat aan de basis van het werken met Pepperflow. Binnen al onze modules is het cyclisch werken, controleren en verbeteren de motor voor alle processen. Zo stimuleert u verbetering, zijn plannen duidelijk en opvolgbaar, worden fouten gecorrigeerd en is verantwoordelijkheid helder. Meer weten over de modules van Pepperflow? Klik dan op de blauwe button hieronder. 

Modules van Pepperflow   

Plan, do, check, act

Plan: De hoofdfase binnen PDCA valt onder de P van Plan, ofwel het identificeren van een probleem of mogelijke verbetering, het maken van de planning en het vastellen van het gewenste eindresultaat. De scope van een verbetertraject of project wordt aan het begin bepaald en legt de basis voor de verdere uitwerking en evaluatie. Wat is het probleem? Wie zijn er verantwoordelijk? Hoe gaan we dit probleem aanpakken? Wat is de planning? Wat is de doelstelling? Hoe maken we zaken SMART en meetbaar? Een goed uitgewerkt plan legt de basis voor een succesvol project. 

Do: De D van Do staat voor de uitvoering. Na het maken van de plannen worden concrete acties uitgevoerd om een resultaat of verbetering na te streven. 

Check: De C van Check draait om nakijken en evalueren. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van KPI's of dashboards die in de planningsfase zijn opgesteld. Is het proces verlopen zoals gepland? Wat ging er goed? Wat ging er minder goed? Hebben we onze doelen bereikt? 

Act:  De A van Act maakt de cirkel rond. Na de planning, uitvoering en evaluatie dient in deze fase kritisch gekeken te worden naar wat het proces heeft opgeleverd. Wat hebben we geleerd? Wat willen we hieruit meenemen naar de toekomst? Behaalde resultaten of verzamelde data worden bijvoorbeeld geïntegreerd in lopende processen of gestandaardiseerd toegepast voor toekomstige projecten.  

Verbeteringen komen niet accuut. Vaak gaat dit stap voor stap, waarbij telkens aspecten worden verbeterd. Juist dat maakt het werken aan de hand van de PDCA-cyclus geschikt voor grote en kleine projectnen. PDCA is daarbij niet alleen een manier om gestructureerd invulling te geven aan processen. Vaak gaan processen mis als er niet geëvalueerd wordt of er na de evaluatie geen verbeteringen worden toegepast. Het cyclische karakter van de PDCA-methode maakt dat er continue gekeken wordt naar verbetering en optimalisatie na elk moment dat er acties zijn uitgevoerd, wat uiteindelijk moet leiden tot een algehele kwaliteitsverbetering. 

Pepperflow en PDCA

Bij Pepperflow geloven we in de kracht en effectiviteit van deze methode. Daarom ligt de PDCA-methode ten grondslag aan veel onderdelen van onze software. Door middel van handige workflows kunnen betrokken medewerkers in Pepperflow gemakkelijk taken oppakken, afhandelen en de stand van zaken bijwerken. Medewerkers zien alleen de zaken die specifiek voor hun bedoeld zijn. Als leidinggevende overziet u het geheel. Zo creëert u draagvlak bij medewerkers en heeft u zelf het overzicht.

De gebruiksvriendelijkheid van Pepperflow helpt om medewerkers nauwer te betrekken bij processen en verlaagt de drempel om projecten en activiteiten bij te werken. Dankzij de historiefunctie zijn wijzigingen ook zonder handomdraai weer te herstellen indien gewenst.

De PDCA-cyclus is een belangrijk basiselement bij het werken met Pepperflow. Of u nu uw Planning & Control-cyclus wil stroomlijnen of verantwoordelijkheden qua informatiebeveiliging wil verduidelijken, middels de PDCA-methode ontstaat er structuur en duidelijkheid. Door de cyclische werking worden medewerkers nauw betrokken bij het streven om continue verbeteringen te verwerken in bedrijfsprocessen. Dankzij de structuur van Pepperflow helpt de PDCA-methode bij (het verbeteren van) tal van processen. Wil je updates uitvragen over budgetten, een deelproject of een grafiek? Alle mogelijke vulden zijn in te vullen.

Door de PDCA stappen zorgvuldig te doorlopen wordt elk aspect van een project zorgvuldig aangepakt, wat fouten vermindert en de uitvoering ten goede komt. Een goed ingerichte PDCA-cyclus kan sterk bijdragen aan het behalen van de KPI's van jouw organisatie!

In 4 stappen werken aan verbetering, met Pepperflow. 

  • P(lan) - Aan elk plan ligt een duidelijke strategie ten grondslag, het liefst SMART geformuleerd. Denk eens aan de P&C-cyclus, het maken van een begroting of strategisch jaarplan bijvoorbeeld. Welke doelstellingen zijn er? Wat moet er verbeterd worden? Wat zijn de KPI's? 
  • D(o) - De kern van de uitvoering vindt hier plaats. Dit betekent ook monitoring en toetsen voortgang op indicatoren als tijd en geld. 
  • C(heck) - Na de uitvoering volgt het controlemoment. Door de workflows in Pepperflow kunt u voortgang uitvragen over onderdelen, teksten, doelstellingen en meer. Zo krijgt u helder inzichtelijk hoe de uitvoering is verlopen door de verantwoordelijk medewerker een update verzoek te sturen.  De rapportages en dashboards die u opstelt met Pepperflow maken dit nog duidelijker.
  • A(ct) - Door de workflows in Pepperflow maakt u de cirkel altijd weer rond. Bij de A van PDCA draait het om reageren, bijsturen of innoveren. Is een verdere evaluatie nodig? Welke nieuwe doelen kunnen we ons stellen voor volgend jaar? En zo start de cyclus opnieuw. 

"Pepperflow is geënt op de bekende PDCA-cyclus: die wordt gebruikt bij het Planning & Control-proces, en ook in de tool voor informatieveiligheid. Pepperflow stimuleert het proceseigenaarschap doordat elke uitvraag over de stand van zaken - via een workflow - langs de proceseigenaar loopt. De CISO zet dus geen vinkjes (goed of niet goed), maar de proceseigenaren doen dat zelf. De CISO accordeert, en de controller kijkt mee. Zo helpt dit systeem om proceseigenaren uiteindelijk ook echt verantwoordelijk te laten zijn." 
- Gemeente Oost-Gelre