Op weg naar een begroting in uitvoering

3 min.

Het is begrotingstijd in gemeenteland. Een belangrijk moment in de Planning en Control-cyclus om de financien voor de komende jaren en daarmee ook nieuwe plannen scherp te krijgen. Een veelgehoorde uitdaging is het grip houden op de begroting. Maar hoe wordt de begroting een levend(iger) document? En waarom is dat belangrijk? Pepperflow directeur Jan Post vertelt erover.

Op weg naar een begroting in uitvoering

Zeer binnenkort wordt uw begroting weer besproken in de gemeenteraad, misschien hier en daar geamendeerd maar als het goed is ook geaccordeerd. Daarmee heeft u een nieuw plan liggen, een uitvoeringsdocument. Maar hoe zorgt u er nu voor dat dit document ook een handige leidraad is voor die uitvoering? Ofwel: hoe wordt uw begroting daadwerkelijk een begroting in uitvoering?

De begroting in uitvoering

Het maken van een SMART- en sluitende begroting is een hele klus. En met die begroting staat u ook nog eens aan het begin van het uitvoeringsproces.

Wat u wilt is dat die begroting op ieders bureau ligt en dat elke medewerker met de gele stift er doorheen kruipt om te markeren wat zijn of haar verantwoordelijkheid zal worden in het nieuwe jaar. Vervolgens maakt elke medewerker op basis van die begroting lijstjes, bespreekt deze met collega’s en zo wordt er gezamenlijk gewerkt aan de uitvoering van de begroting. 

Monitoren van de begroting

Maar dan moet die begroting natuurlijk wel SMART zijn! Het moet duidelijk zijn wat u wilt (1e W-vaag: wat willen we bereiken) en wat daarvoor moet gebeuren (2e W-vraag). Dat laatste zijn de projecten, activiteiten, maatregelen… de dingen die u gaat doen om ervoor te zorgen dat wat u wilt (doel) ook bereikt gaat worden.

Want hoe gaan uw medewerkers anders snappen wát zij precies moeten doen?

Natuurlijk wilt u de vinger aan de pols houden bij de uitvoering. Maar hoe doet u dat? Gebruikt u nog grote Excel bestanden waar u alle maatregelen opneemt en voor elk gewenst stukje informatie een kolom aanmaakt (verantwoordelijke, einddatum, stand van zaken e.d.)? Of gaat u regelmatig mailtjes rondsturen? Hoe monitort u dan de financiële uitvoering? Kijken uw medewerkers wel regelmatig in het financiële systeem? Of stuurt u uitdraaien rond (al dan niet gemaakt met een BI-tool)? En zijn die dan wel verbonden met de inhoudelijke plannen? Want de 3 W-vragen (en antwoorden) horen natuurlijk wel bij elkaar: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag dit kosten.

Kortom, hoe beantwoordt u dus de vragen: Wat wilden we bereiken, wat hébben we er tot nu toe aan gedaan en hoe loopt dat? Hoe staat het met de financiële uitnutting? Welke maatregelen nemen we bij afwijkingen? 

P&C-software biedt uitkomst 

De vinger echt aan de pols houden lukt natuurlijk niet meer op de oude manier. Microsoft Word en Excel zijn fantastische tools maar ze zijn niet gemaakt om de uitvoering transparant te bewaken.

Het heeft jaren geduurd maar inmiddels zijn er diverse tools op de markt die, al dan niet gekoppeld aan uw financiële systeem, helpen om transparant en digitaal de uitvoering van uw P&C-documenten te monitoren. En de praktijk wijst uit dat het opstellen van uw begroting en de uitvoering daar ook nog eens gemakkelijker én leuker wordt! 

Houd grip op uw begroting! 

Bij Pepperflow begrijpen we dit probleem maar al te goed. Vanuit onze visie kan er veel winst worden geboekt met het efficiënt digitaal verrijken en visualiseren van P&C-documenten. Wilt u weten wat Pepperflow op dit vlak concreet voor uw organisatie kan betekenen? Lees meer over onze planning en control oplossingen of neem vrijblijvend contact op met ons. Of stuur mij persoonlijk een berichtje via LinkedIn, ik ben benieuwd naar uw verhaal.