Blog: Over kerstbomen en aanbestedingen

10 min.

Onze commercieel directeur David Stelma schreef een blog over zijn praktijkervaringen

Blog: Over kerstbomen en aanbestedingen

Don’t smile until Christmas. Dat is één van de meest waardevolle adviezen die ik ooit heb gekregen. In het begin van mijn carrière stond ik voor de klas. De theorie achter dit mantra is dat je autoriteit en respect moet winnen wanneer je na de zomervakantie met je nieuwe klas het schooljaar begint. Door veel te lachen en proberen grappig te zijn gaat dit echter nooit gebeuren.

Verkopers, accountmanagers, accountexecutives, selling consultans (of hoe je ze ook noemen wilt) kunnen dat zo mooi, glimlachen en grapjes maken. Ook daarin ben ik ervaringsdeskundige geweest. En misschien nog steeds wel eens. Je wilt immers toch een mooie presentatie neerzetten en alle mooie kanten van je producten laten zien. Op gezette momenten maak je een grapje die het “altijd goed doet”. Hoewel ik daar in Vlaanderen toch wel van teruggekomen ben. Ja, dezelfde taal, maar toch niet helemaal.

Autoriteit en respect moet je dus winnen. Dat geldt ook voor ons als softwareleverancier. U zult zelf ook wel weten dat “softwareboeren”, want zo worden we ook vaak genoemd, er niet altijd even rooskleurig voor staan qua reputatie. Alles kan en als het niet kan hebben we uit het programma van eisen toch wel geïnterpreteerd dat zoals wij het zien het wel zou moeten kunnen. En daar zit je dan als klant… alle juridische bepalingen, voorbehouden, uitsluitingen op straffe van etc. etc. ten spijt. Echter, als opdrachtgever heeft u hierin meer invloed dan u denkt!

Problemen afvangen
Even terug naar Kerst. De meesten van ons zullen ook wel zo’n groen gevaarte in de woonkamer hebben staan die de zaterdag na pakjesavond direct wordt aangekocht bij een tuincentrum of bouwmarkt. Wat hangt u in zo’n kerstboom? In ons gezin is het momenteel een combinatie van “in-stijl-van-ons-huis verantwoorde” elementen gecombineerd met allerlei plaksels, glitters en lintjes. Ik doe mijn gezin tekort als ik zeg dat het er niet uitziet, maar een aparte verschijning kan het op z’n minst genoemd worden.

Maar doet u echter niet hetzelfde als potentiële opdrachtgever? Wat ik in de praktijk zie is dat leveranciers, ja ook wij, in marktconsultaties alles uit de kast trekken, onze mooiste features laten zien en gedegen adviezen geven. Ofwel: “Set the requirements, become Column A”. Vervolgens komt er een aanbesteding. Ik krijg regelmatig sterk de indruk dat alle features die aan bod zijn geweest bij de marktconsultatie ook allemaal in het vaak honderden eisen tellende programma van eisen terugkomen. Daarbij vraag ik me dan oprecht af: streeft de potentiële opdrachtgever hier niet haar doel voorbij?

Gaat het nu om de eisen an sich of om het achterliggende probleem die de eisen in hun omschrijving proberen te vangen? Ongetwijfeld zeggen we allemaal dat het gaat om het tweede. En dat zou het ook moeten zijn. Anderzijds: een leverancier moet ook afgerekend kunnen worden op de instemming of toezegging die hij doet. Toch komt het regelmatig voor dat achteraf toch niet, al dan niet onder het mom van interpretatie, aan bepaalde eisen voldaan kan worden. 

Dus?
Het gaat dus om het achterliggende probleem, dát is de reden waarom er een marktconsultatie is geweest, waarom er een PVE is opgesteld en waarom ambtenaren kostbare tijd besteden aan het opzetten van een aanbestedingsprocedure. Naast een ondertekend ingevuld PVE, een inschrijfbiljet, een concept implementatieplan, een eventuele toelichting op bepaalde wensen en eventueel een algemene demonstratie is dat het dan. De scores kunnen gegeven worden…

Oplossing binnen handbereik
Zouden we het niet om moeten draaien? De potentiële opdrachtgever heeft een probleem, schrijft een marktconsultatie uit en vraagt de beoogde leveranciers om middels een casus en live demo het probleem om te lossen, met een beoordeling per probleem dat wordt opgelost. Uiteraard zijn er de nodige basiseisen waaraan voldaan moet worden. En verder? Laat de deelnemers in de bijeenkomst zelf inloggen, zodat ze feeling krijgen met de applicatie en… vooruitlopend op een eventueel implementatieplan, de manier van begeleiden. Zo wordt tevens voorkomen dat het alleen “verkooppraat” wordt en worden leveranciers gedwongen ook aan de voorkant meer effort te besteden aan een traject. Oh ja… reserveer dan niet een uurtje, maar plan een dagdeel. 

De weerbarstige praktijk
Nu weet ik zelf ook wel dat het lastig is om de huidige invulling van een aanbestedingstraject zo maar even snel te veranderen. Kan er dan op de kortere termijn toch iets veranderd worden? Jazeker! Houdt het niet bij een algemene demo of een “afvinkscript” waarin alles centraal vanaf een scherm gepresenteerd wordt. Vraag of eis een “geleide demo” en geef dit een hoog percentage als gunningscriterium. In recente aanbestedingstrajecten hebben wij dit bij Pepperflow ook mogen doen. Het is leerzaam, nuttig, duidelijk, transparant en het is ook gewoon ontzettend leuk om te doen!

Never smile until Christmas… ik heb er toch eigenlijk nu alweer heel veel zin in! :)