Blog: Aan de slag met de rechtmatigheidsverantwoording

10 min.

Nieuwe uitdagingen voor overheidsorganisaties omtrent Interne Controle

Blog: Aan de slag met de rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording stelt gemeenten, maar ook bijvoorbeeld provincies, voor allerlei nieuwe uitdagingen. Daar waar voorheen de externe accountant deze werkzaamheden uitvoerde, is het nu aan de organisatie zelf om te komen tot een eigen oordeel over het rechtmatig handelen. Het vraagt een vernieuwde blik op interne beheersing en dat terwijl de laatste jaren een gebrek aan tijd, capaciteit en expertise reeds tot veel afkeurende verklaringen heeft geleid. Consultant Wouter Flemming schreef een blogreeks over rechtmatigheid en interne controle om dieper op deze zaken in te gaan. Vandaag deel 1, over de veelvoorkomende uitdagingen die bij overheidsorganisaties leven.

Het genoemde gebrek aan tijd, capaciteit en expertise voelt niet als de sterkste fundering voor een rechtmatigheidsverklaring die met vol vertrouwen af moet worden gegeven. Bij Pepperflow horen en zien wij een enorm sterke wil om de externe verantwoording te gebruiken als impuls voor een herziening van het procesontwerp en de cyclus van risicomanagement, interne controle en kwaliteitsverbetering. Een greep uit veel voorkomende uitdagingen: 

Procesbeschrijvingen 
Voldoen de huidige procesbeschrijvingen aan onze nieuwste vereisten? En is het beschrijven van processen het juiste startpunt? Met welke diepgang leg ik processtappen vast? Een goed inzicht in de processen en activiteiten van een organisatie is een cruciaal fundament voor de start van een controle cyclus en tegelijkertijd voelt voor veel organisaties het wel of niet beschrijven van processen als een kip of het ei verhaal. Een herziene procesbeschrijvingsmethodiek kan immers ook volgen op basis van een eerste controlecyclus.  

Risicobeoordelingen 
Uit een drang naar volledigheid bestaat nog wel eens de wens om álle processen te controleren, maar de rechtmatigheidsverantwoording geeft de ruimte om impactgericht een afbakening in het controleplan aan te brengen. Vervolgens is een beoordeling nodig van inherente risico’s en in welke mate reeds beheersmaatregelen zijn te identificeren die de risico’s mitigeren. Tevens blijft het een uitdaging om op het juiste abstractieniveau risico’s te beschrijven en om voldoende onderscheid te houden tussen beheersmaatregelen en processtappen.  

Proceseigenaarschap 
Hoe beleg ik het eigenaarschap van een set van processen en maatregelen in de organisatie? Eigenaarschap vraagt om daadkracht en bevoegdheden en is daarom al snel relatief hoog in de organisatie belegd. Tegelijkertijd vraagt proceseigenaarschap kennis en kunde van het proces om een juiste implementatie en naleving te borgen. Ook in de controlecyclus moet een proceseigenaar voldoende in staat zijn om een controlemedewerker of auditor te voorzien van relevante informatie. 

Interne Controle of Verbijzonderde Interne Controle? 
De rechtmatigheidsverantwoording vraagt een Verbijzonderde Interne Controle, doorgaans uitgevoerd door een interne auditor. Precies die functie is de laatste jaren relatief weinig ingezet bij organisaties van kleine en middelgrote omvang en daardoor is niet altijd de kennis en kunde in huis om naar de norm van de externe accountant werkzaamheden uit te voeren en vast te leggen. Tegelijkertijd vraagt de vernieuwde rol van de interne auditor ook een verse blik op de rol van Interne Controle. Hoe houd je deze controle vormen gescheiden? Is dat daadwerkelijk nodig? En vooral: Hoe haal je maximaal resultaat uit het samenspel tussen reguliere interne controle en de verbijzonderde interne controle?

Three Lines Model– Verhoogde dijkbewaking 
De samenhang van proceseigenaarschap met de verhouding tussen interne en verbijzonderde interne controle leidt al snel tot de ambitie om een mooi systeem van verhoogde dijkbewaking middels het three lines model in te zetten. Een prachtige ambitie die tegelijkertijd sterk afhankelijk is van het gelijktijdig functioneren van de drie (of eigenlijk vier) lijnen. Hoe kan men de groei in volwassenheid combineren met een geslaagde rechtmatigheidsverantwoording in 2021? 

Een digitale oplossing
Daarnaast spelen nog meerdere vraagstukken, zoals het efficiënt inrichten van de controlecyclus zonder het onderscheid tussen rechtmatigheid en getrouwheid uit het oog te verliezen. En niet te vergeten: de digitale dossiervorming. Hoe houd ik overzicht over mijn controleproces en hoe leg ik al mijn controleresultaten eenduidig en systematisch vast zonder een wirwar van spreadsheets, documenten, controlememo’s en bewijslast?   

Deze uitdagingen komen wij allemaal tegen bij implementaties van Pepperflow. De module Interne Controle van Pepperflow, onderdeel van onze GRC-tooling, ondersteunt als digitale oplossing in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Zo kunt u de controlewerkzaamheden plannen, taken uitzetten, verantwoordelijkheid helder krijgen en voortgang monitoren aan de hand van rapportages.

De komende periode nemen we jullie in verschillende blogs mee hoe u de uitdagingen omtrent uw controleprocessen aan kan gaan om tot een geslaagde rechtmatigheidsverantwoording te komen. Nieuwsgierig naar hoe wij bij Pepperflow te werk gaan? Lees hier meer over de module Interne Controle of neem vrijblijvend contact op!

De volgende blog lees je begin april!

- Wouter Flemming, Consultant bij Pepperflow