Klantcase P&CKlantcase P&C
Klantcase P&C

Klantcases Planning & Control

P&C zit bij Pepperflow in het DNA. Sinds de introductie van de module P&C werken wij samen met onze klanten aan het  optimaal digitaliseren van alle facetten die bij het P&C-proces komen kijken. Middels klantendagen, surveys en kerngroepen worden alle klanten ook nauw betrokken bij verbeteringen en doorontwikkelingen. Zo halen we de angel uit een groot en omvangrijk proces en maken we samen een digitale verbeterslag. Onze klanten geven aan: niet alleen creëert een digitale P&C cyclus meer overzicht en efficiency; ook de betrokkenheid van medewerkers bij de P&C-cyclus wordt sterk verbeterd!

Lees hieronder het verhaal van de Gemeente Waalwijk, die sinds 2017 een enorme digitale verbeterslag hebben doorgevoerd aan de hand van Pepperflow. 

Een van de klanten waar we al geruime tijd succesvol mee samenwerken is de Gemeente Waalwijk. Eind 2017 koos de Noord-Brabantse gemeente Waalwijk voor Pepperflow om hun planning- en controlcyclus beter te beheren. Van een begin met enkel een boekje rijkt de samenwerking inmiddels tot aan de gemeenteraad en diverse andere processen. We spraken in 2019 en 2021 met directeur bedrijfsvoering Eric de Laat en projectleider Tom Bartels over de samenwerking: ‘Met Pepperflow hebben we een enorme efficiencyslag én een grote kwaliteitsslag gemaakt.’

Wat was de situatie voordat jullie met Pepperflow werkten?
‘Voorheen deden we alles via e-mail,’ vertelt Eric de Laat. ‘Alle informatie over P&C-rapportages werd bij de gemeentelijke teams via de    e-mail uitgevraagd. Vervolgens werd die informatie geknipt en geplakt in een groot Word-document. En je weet hoe dat gaat: alles gaat verspringen – lettertypes, tabellen, plaatjes. Heel erg bewerkelijk, en bovendien foutgevoelig.’

Wat wilden jullie bereiken?
‘We wilden af van dat hele mailcircus. Daar was iedereen helemaal klaar mee. Een tweede doel was om inwoners meer te betrekken bij onze P&C-producten, bijvoorbeeld met een toegankelijke digitale presentatie van onze begroting. Daarnaast is digitaal een stuk duurzamer dan bij elke rapportage een enorme hoeveelheid papier te moeten uitprinten: een win-winsituatie dus.’

Hoe hebben jullie het aangepakt?
Eric: ‘In augustus 2017 zijn we begonnen met een uitgebreide marktverkenning. In januari 2018 hebben we het pakket van Pepperflow aangeschaft en in september was de implementatie klaar. Zowel tijdens het voortraject als tijdens de implementatie hebben we geïnvesteerd in draagvlak bij concernstaf, afdelingen, managementteam, en ook de raad. Daarmee hebben we ambtelijk, politiek en bestuurlijk alle neuzen in dezelfde richting gezet. Dat zorgde voor een zachte landing. Daarnaast zijn we met Pepperflow een partnerschap aangegaan om de digitale ontsluiting, zeg maar de presentatie voor burgers, op een hoger niveau te brengen. Daar is een heel goed werkende template voor onze begrotingsapp 3.0 uitgekomen, waar zij nu ook andere klanten een plezier mee doen. Het is prettig om te merken dat een leverancier open staat voor dit soort samenwerking. Dan ontstaat er een hele positieve energie.’

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie opgeleverd?
‘Dankzij Pepperflow zijn we compleet anders gaan werken. In de digitale omgeving van Pepperflow zetten we taken uit per beleidsveld of programma. Dat komt vanzelf bij de juiste persoon uit, en die geeft aan wat er gaat gebeuren en wat het gaat kosten. Na een interne check komt dat allemaal automatisch in de begroting terecht. Daarmee hebben we een enorme efficiencyslag en tegelijk een grote kwaliteitsslag gemaakt.’

Tom Bartels gaat verder: ‘Van mijn voorganger kreeg ik een wijze raad: begin op tijd met de begroting, en hou er rekening mee dat je op de inleverdatum nog 99 procent van het materiaal moet binnenkrijgen. Ik kon hem gelukkig melden dat vóór de laatste dag al 99 procent binnen was, en ik nog maar op 1 procent hoefde te wachten. Dat geeft wel aan hoe groot de winst is die we hebben behaald.’

Eric: ‘Daarnaast triggerde het werken met Pepperflow een belangrijke discussie binnen de gemeente: wat doen we allemaal, en waarvoor? Pepperflow werkt namelijk met een hele heldere structuur van ambities, doelstellingen en activiteiten. Abstracte ambities maak je concreet door er doelstellingen en activiteiten aan te koppelen. Omgekeerd moet er voor elke activiteit een bijbehorende doelstelling en ambitie zijn. Zo breng je ineens je hele gemeentelijke organisatie op een nieuwe en zinvolle manier in beeld. Dat hielp ons ook om de programmabegroting een duidelijke opbouw te geven.’

Hoe staat het nu twee jaar later met de digitalisering in Waalwijk?
‘In twee jaar tijd hebben we een fikse digitaliseringsslag gemaakt,’ trapt Eric af. ‘Zo hebben we na die eerste begroting ook alle andere Planning en Control-producten in Pepperflow gebracht: de jaarrekening, het voorjaarsbericht en het najaarsbericht. We hebben er daarbij bewust voor gekozen om de begroting meer als sturingsdocument in te zetten, zowel voor de politiek als voor onze eigen organisatie. Dat kan ook, omdat we via Pepperflow veel meer structuur en eenduidigheid in onze P&C-producten aan kunnen brengen: van overkoepelende ambities via hanteerbare doelstellingen naar hele concrete indicatoren en maatregelen.’ 

Ook de begrotingsapp heeft een flinke upgrade gehad, toch?
‘Ja! Er kwam een expliciet verzoek van onze raadsleden naar de mogelijkheid om in de begrotingsapp aantekeningen te maken en vragen te stellen. Dat hebben we samen met Pepperflow opgepakt. Zij hebben met ons een Q&A-module ontwikkeld waarmee raadsleden niet alleen hun vragen en opmerkingen in de app kwijt kunnen, maar ook hun aantekeningen kunnen delen met hun collega’s. Handig, want zo’n begroting is te groot om helemaal in je eentje door te vlooien. Dat moet je verdelen onder een aantal mensen. Die deelfunctie maakt dat een stuk makkelijker.’

Tom vult aan: ‘Daarnaast gebeurt de afhandeling van al die raadsvragen nu ook in Pepperflow, op precies dezelfde manier als we de input voor jaarrekening en begroting uitvragen. Tot vorig jaar verliep het beantwoorden van raadsvragen nog via e-mail: stukjes tekst werden dan geknipt en geplakt van en naar grote Excel-lijsten.’ ‘Totaal niet efficiënt,’ gaat Eric verder. ‘Ik ben echt heel blij dat we daar nu ook van af zijn, want dat was altijd een drama. Het is er allemaal een stuk eenvoudiger op geworden.’ 

Hoe waarderen jullie de samenwerking met Pepperflow?
Tom: ‘Onze keuze voor Pepperflow is de goede gebleken. De communicatie is open en prettig, en in 3 jaar tijd hebben we samen een hoop stappen gezet. We hadden een aardige lijst met wensen waarvan er inmiddels veel zijn afgevinkt. Daar zijn we blij mee.’

Eric: ‘Vanaf het begin zijn we een partnerschap aangegaan met Pepperflow. Dat werkt heel goed: zij ontwikkelen nieuwe producten of modules samen met ons, op basis van onze wensen en ideeën. Wij weten wat we willen en hoe we het willen hebben, en we zijn ook bereid om de capaciteit te leveren om hun producten in de praktijk te testen en aan te geven wat er beter of anders kan. Dat geeft hun de kans om hun product te verbeteren voordat ze het in de markt zetten voor andere klanten. Ik zie dat echt als een win-win situatie.’

"Dankzij Pepperflow zijn onze medewerkers veel meer betrokken bij de P&C-cyclus" - Gemeente De Ronde Venen

Klantverhalen
Naast de Gemeente Waalwijk hebben nog veel meer gemeenten, provincies en private organisaties een digitale verbeterslag doorgevoerd aan de hand van Pepperflow. Benieuwd naar meer ervaringen van onze klanten? Klik dan op de button voor een overzicht van alle klantverhalen!

Klantverhalen

Een digitale oplossing voor elke organisatie
  • Loopt u als financieel beheerder aan tegen een weerwar aan Excelbestanden? 
  • Weten de verschillende afdelingen binnen uw organisatie niet wat de status is van werkzaamheden van collega's?
  • Is het moeilijk om overzicht te behouden met betrekking tot losse programma's en software?
  • Lopen statusupdates continue via mailwisselingen?

Pepperflow biedt u een geïntegreerde, digitale oplossing waarmee u een einde maakt aan alle onduidelijkheden rondom de P&C-cyclus van uw organisatie. Van het opmaken van uw begroting, tot het koppelen van alle gegevens uit uw financiële systeem en van fraaie publicaties tot een overzichtelijke workflow. Vraag vandaag nog een vrijblijvende demo aan om te zien hoe Pepperflow aan kan sluiten bij uw wensen! 

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Heeft u interesse?
Ik help u graag verder!