Weblog
Geen enkele gemeente is in control
Er is in gemeentelijk Nederland geen enkele gemeente die snel en gemakkelijk een kwalitatief goed en actueel beeld kan schetsen van de in uitvoering zijnde projecten en activiteiten. Door dit gebrek aan overzicht, of beter gezegd sturing, lopen projecten uit, komen de resultaten niet overeen met de verwachtingen en kosten ze meer dan verwacht.
Gemeenten hebben een goed toegankelijk systeem nodig om de honderden projecten beter in control te krijgen. Met Pepperflow kan een gemeente op eenvoudige manier informatie over projecten bijhouden. Verbonden met de strategische doelstellingen van de organisatie én met de werkzaamheden die daadwerkelijk moeten worden uitgevoerd.
Elke gemeente heeft honderden projecten
Een gemeente heeft met honderden projecten te maken. Ik definieer de term project dan breed. Natuurlijk kunnen we een semantische discussie voeren over de vraag of iets nu echt een project moet heten. Of 'iets' een project is, een activiteit of een dossier, een feit blijft dat elke gemeente met honderden van deze ' eenheden' te maken heeft. Wij reserveren hiervoor de term project.
Een paar voorbeelden: ontwikkeling nieuw jeugdbeleid, verbeteren van het economisch vestigingsklimaat, opstellen wijkvisie wijk Oost, vervanging hoofdriool Annastraat, vervanging en aanpassing beplanting Oosterpark, uitbreiding Julianaschool. Maar denk ook aan allerlei projecten in het kader van de onderwijshuisvesting (van het vervangen van kozijnen tot het aanbouwen van een klaslokaal) enzovoort.
De complexiteit is niet het probleem, het aantal wel
Benadrukt wordt dat de complexiteit per project vaak niet groot is. Het is het grote aantal dat de gemeentelijke control zo moeizaam maakt. Een gemeente heeft dus heel veel projecten tegelijkertijd lopen. Eens per vier jaar, na de verkiezingen, komen daar een reeks nieuwe bij. Nieuwe ambities die ingevlochten moeten worden in de bestaande situatie. Sommige projecten veranderen van karakter (doelstellingen, ambities, urgentie), andere lopen onveranderd door en weer andere zijn dus nieuw.
Overzicht houden is essentieel
Vaak wordt het argument gehoord dat de beheersing wordt gerealiseerd door (bestuurlijk) te focussen op slechts een deel van de projecten. Soms wordt dit de 'strategische agenda' genoemd. Alleen over deze 'belangrijkste' projecten wordt dan gerapporteerd. Maar wanneer een project onbelangrijk is kan het worden stopgezet. Zeker in een tijd van bezuinigingen. We mogen er dus vanuit gaan dat elk project belangrijk is. Dat hoeft niet per se voor een grote groep burgers te zijn. Maar in elk geval mogen we aannemen dat een draaiend project niet voor niets in gang is gezet. Van elk project is het dus belangrijk dat de doelstellingen worden gerealiseerd, liefst binnen de gestelde tijd en binnen het beschikbare budget.
Zonder projectbewaking loopt elk project risico's
Per project spelen veel factoren een rol die ervoor zorgen dat een project lang niet altijd de verwachte resultaten haalt, niet binnen de gestelde tijd of binnen het beschikbare budget wordt afgerond . Betrokkenen geven het project niet de benodigde aandacht. Denk bij betrokkenen aan politici, ambtelijk management, medewerkers of externen. Onverwachte situaties doemen op zoals bezwaren van belanghebbenden. Het project is onvoldoende doordacht of nieuwe projecten komen op en er worden andere prioriteiten gesteld. Als dit soort projectrisico's geldt voor grote projecten, waarom dan niet voor de kleinere? Met andere woorden: elk project dient te worden bewaakt.
Overzicht houden is een uitdaging
Overzicht hebben en houden is dan ook van belang. Voor kleine en grote projecten. Veelal wordt dit overzicht verkregen door eens per jaar een begroting op te stellen en eens per jaar een jaarrekening. Tussendoor komen de lijstjes, een stoplichtmodel, managementrapportages e.d. Al deze voortgangsdocumenten brengen maar één ding: schijnoverzicht.
Overzicht houden is een uitdaging
Huidige voortgangsdocumenten bieden geen overzicht
De voortgangsdocumenten bieden slechts een schijnoverzicht omdat ze slechts over een deel van de projecten gaan. Wanneer overzicht geboden zou worden over álle lopende projecten zou een onleesbare pil ontstaan. Dat is dus geen oplossing. Temeer omdat in veel gemeenten de voortgangsrapportages al onderhevig zijn aan kritiek omdát ze teveel informatie bevatten.
Huidige voortgangsdocumenten bieden slechts achterhaalde informatie
Verder, het samenstellen van de voortgangsdocumenten is een tijdrovende aangelegenheid. De benodigde informatie moet van veel betrokkenen worden achterhaald, samengebracht in een leesbaar verhaal, goedgekeurd door leidinggevenden en worden geredigeerd tot een definitief document. De benodigde doorlooptijd maakt dat de definitieve rapportage door de tijd is achterhaald of op z'n minst de vraag oproept of de beschreven informatie nog wel actueel is.
Samenvattend tot nu toe
Er lopen dus heel veel projecten, klein en groot. Alle projecten zijn van belang. Een project dat niet van belang is kan immers worden stopgezet. De praktijk leert dat projectbewaking voor elk project van belang is. De huidige bewakingssystemen schieten te kort: onoverzichtelijk en niet actueel.
Geen enkele gemeente heeft echt overzicht
Er is dus in gemeentelijk Nederland geen enkele gemeente die snel en gemakkelijk een kwalitatief goed en actueel beeld kan schetsen van de in uitvoering zijnde projecten en activiteiten. Het ontbreekt gemeentelijk Nederland dus aan overzicht. Door dit gebrek aan overzicht, of beter gezegd sturing, lopen projecten uit, komen de resultaten niet overeen met de verwachtingen en kosten ze meer dan verwacht.
Geen goed sturingsinstrument
De niet vermijdbare conclusie is dat gemeenten niet in control zijn. Geen enkele gemeente. Wel worden heel veel pogingen ondernomen om de planning & controlcyclus te verbeteren. Complexe spreadsheets worden in elkaar gezet, afdelingsplannen wordt verbeterd, strategische agenda's gemaakt. Periodieke onderzoeken worden gehouden en dashboards in elkaar gezet.
Het probleem is dat er geen integraal en goed toegankelijk instrument is om de planning en
voortgang van projecten bij te houden en te kunnen raadplegen. Althans, dat wás er niet. Met de komst van Pepperflow is hier verandering in gekomen.
Slim, intuïtief, breed inzetbaar. Pepperflow geeft overzicht en transparantie. Met Pepperflow kan een gemeente haar strategische doelstellingen omzetten in concrete projecten. Anders gezegd, Pepperflow verbindt strategie met de uitvoering en met het resultaat.
Met Pepperflow kan een gemeente op een eenvoudige manier informatie over projecten bijhouden. Verbonden met de strategische doelstellingen van de organisatie én met de werkzaamheden die daadwerkelijk moeten worden uitgevoerd.
Pepperflow is slimme, intuïtieve software die zijn waarde al ruimschoots bewezen heeft. In grote en kleine organisaties.
dr. J.E. (Jan) Post
Directeur Pepperflow bv
Voor meer informatie:
Bekijk onze brochures of neem contact op.
tel: 071 - 40 13 2 63
e-mail: info@pepperflow.nl
